REJESTRY, EWIDENCJE, ARCHIWA

- ewidencja dokumentów zawierających informacje niejawne, stanowiących tajemnicę służbową, o klauzuli "poufne" i "zastrzeżone";

- dziennik ewidencji wykonanych dokumentów;

- ewidencja prowadzonych postępowań sprawdzających;

- rejestr teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych;

- ewidencja pieczęci urzędowych, pieczęci (stempli) służbowych w Kancelarii Tajnej Urzędu Miasta Gdyni;

- ewidencja osób posiadających poświadczenie bezpieczeństwa w Urzędzie Miasta Gdyni;

- ewidencja zaświadczeń o ukończeniu szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych;

- ewidencja osób biorących udział w szkoleniu w zakresie ochrony informacji niejawnych.
Ww. rejestry i ewidencje są niejawne. Zasady dostępu reguluje ustawa z dnia 22.01.1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. 05.196.1631 z późn. zm).
dostępny w: Biuro Ochrony

- rejestr uchwał Rady Miasta Gdyni
- rejestr interpelacji radnych
dostępny w: Biuro Rady Miasta

- ewidencja dóbr kultury niewpisanych do rejestru zabytków znajdujących się na terenie Gdyni.
dostępny w: Biuro Miejskiego Konserwatora Zabytków

- ewidencja wypadków przy pracy, wypadków zrównanych z wypadkami przy pracy, wypadków w drodze do/z pracy,
- ewidencja szkoleń BHP,
- wykaz pracowników kierowanych na badania okulistyczne oraz na szczepienia
dostępny w: Samodzielne stanowisko ds. BHP

- ewidencja wydanych kart parkingowych
dostępny w: Samodzielny Referat ds. Osób Niepełnosprawnych

- ewidencja tytułów wykonawczych wystawionych na osoby zobowiązane do zapłaty należności pieniężnych, dla których organ gminy jest właściwy do ich ustalania lub określania i pobierania.
Udostępnianie danych: na wniosek strony na podstawie art. 73 i 74 Kodeksu postępowania administracyjnego, nie będących w sprzeczności z Działem VII (Tajemnica Skarbowa) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.
dostępny w: Samodzielny Referat Egzekucji Administracyjnej

- ewidencja i akta osobowe pracowników
dostępny w: Wydział Kadr i Szkoleń

- rejestr urodzeń;
- rejestr małżeństw;
- rejestr zgonów.
Udostępnianie: na wniosek, w trybie i na zasadach określonych w ustawie z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U.36 poz.180 z późn. zm.)
dostępny w: Urząd Stanu Cywilnego

- rejestr wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu;

- rejestr wydanych decyzji o ustaleniu warunków zabudowy;

- rejestr wniosków o pozwolenie na budowę;

- rejestr decyzji o pozwoleniu na budowę;

- ewidencja obiektów budowlanych;

- publicznie dostępny wykaz danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie - w zakresie zgodnym z właściwościami Wydziału.
Rejestry te stanowią w ograniczonym zakresie źródło dostępu do informacji publicznej (inwestycje celu publicznego - część publicznie dostępna; pozostałe inwestycje - dostępność na wniosek stron postępowania).
dostępny w: Wydział Architektoniczno-Budowlany

- ewidencja podatników podatków: od nieruchomości, rolnego, leśnego, środków transportowych, posiadania psów, od osób fizycznych i osób prawnych.
Dane udostępniane są każdorazowo na indywidualny wniosek podatnika, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.)
dostępny w: Wydział Dochodów

- alfabetyczny wykaz dyrektorów szkół/placówek oświatowych;

- ewidencja szkół niepublicznych miasta Gdyni;

- ewidencja niepublicznych placówek oświatowych miasta Gdyni;

- ewidencja zaświadczeń o zdaniu egzaminu przed komisją egzaminacyjną na nauczyciela mianowanego

- ewidencja aktów mianowania nauczycieli;
dostępny w: Wydział Edukacji

- ewidencja gruntów i budynków;

- ewidencja robót geodezyjnych;

- rejestr zasobu geodezyjnego;

- rejestr płatników opłat za udostępnienie informacji z zasobu geodezyjnego
dostępny w: Wydział Geodezji

- rejestr wydawanych decyzji;

- rejestr dzierżaw i użyczeń;

- rejestr sprzedanych lokali mieszkalnych;

- rejestr wykazów nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa przeznaczonych do dzierżawy, przekazywanych w użytkowanie wieczyste oraz sprzedaży;

- ewidencja pól biwakowych oraz innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie;

- rejestr umów o ekspozycję reklam na terenach stanowiących własność gminy Gdynia;

- rejestr umów o tworzenie stanowisk pracy dla osób niepełnosprawnych oraz pożyczek na rozpoczęcie działalności gospodarczej przez osoby niepełnosprawne;

- rejestr zezwoleń na zajęcie pasa drogowego w celu umieszczenia reklam;

dostępny w: Wydział Polityki Gospodarczej i Nieruchomości

- ewidencja uzgodnień projektów dokumentacji;
- ewidencja Lokalnych Inicjatyw Inwestycyjnych
dostępny w: Wydział Inwestycji

- rejestr umów
dostępny w: Wydział Księgowości

- rejestr instytucji kultury
- ewidencja uczniowskich klubów sportowych i stowarzyszeń kultury fizycznej nieprowadzących działalności gospodarczej
dostępny w: Wydział Kultury, Rekreacji i Sportu

- rejestr zamówień publicznych o wartości powyżej 14 000 EURO przeprowadzanych przez Urząd Miasta Gdyni
dostępny w: Wydział Nadzoru Właścicielskiego

- rejestr psów z terenu gminy Gdynia, które ukończyły 2 miesiące życia;

- rejestr sprzętu pływającego do połowu amatorskiego ryb na wodach śródlądowych;

- rejestr podmiotów gospodarczych zwolnionych z obowiązku uzyskiwania zezwoleń na prowadzenie działalności w zakresie zbierania, transportu, odzysku lub unieszkodliwiania odpadów;

- rejestr roślin i zwierząt, ich części i produktów pochodnych, podlegających ograniczeniom na podstawie umów międzynarodowych, których Rzeczpospolita Polska jest stroną;

- rejestr pomników przyrody i użytków ekologicznych;

- rejestr kart wędkarskich i kart łowiectwa podwodnego;

- publicznie dostępny wykaz danych o środowisku
dostępny w: Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa


- wykaz zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych do spożycia poza miejscem sprzedaży;

- wykaz zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych do spożycia w miejscu sprzedaży;

- wykaz zezwoleń jednorazowych na sprzedaż napojów alkoholowych do spożycia w miejscu i poza miejscem sprzedaży;
dostępny w: Wydział Spraw Obywatelskich - Samodzielne stanowisko ds. zezwoleń na sprzedaż alkoholu

- zbiór danych stałych mieszkańców;

- zbiór danych byłych mieszkańców;

- zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy, trwający ponad dwa miesiące;

- zbiór danych osób zameldowanych na pobyt czasowy, trwający do dwóch miesięcy.
Udostępnianie: zgodnie z przepisami art.44 g-i ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity Dz.U. Nr 87 , poz. 960 z 2001) oraz ustawy o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz.U. Nr 101 , poz.926 z 2002r.) po wniesieniu stosownych opłat , określonych w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 kwietnia 2002r. w sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych , zbioru PESEL oraz ewidencji wydawanych i utraconych dowodów osobistych oraz warunków i sposobie ich wnoszenia (Dz.U. Nr 62 , poz.564 z 2002r.).
dostępny w: Wydział Spraw Obywatelskich - Referat Ewidencji Ludności i Meldunków

- rejestr druków ścisłego zarachowania (dowodów rejestracyjnych, pozwoleń czasowych, kart pojazdów, znaków legalizacyjnych, nalepek kontrolnych, legitymacji instruktorów, tablic rejestracyjnych)

- ewidencja pojazdów

- ewidencja instruktorów nauki jazdy

- ewidencja ośrodków szkolenia kierowców

- ewidencja stacji kontroli pojazdów

- ewidencja kierowców
Udostępnianie: zgodnie z art. 80c ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (Dz.U. nr 58 poz. 515)
dostępny w: Wydział Spraw Obywatelskich - Referat Praw Jazdy i Rejestracji Pojazdów

- ewidencja działalności gospodarczej
dostępny w: Wydział Spraw Obywatelskich - Referat Ewidencji Działalności Gospodarczej


- rejestr czystych formularzy dowodów osobistych;
- wykaz dowodów osobistych otrzymanych z Centrum Personalizacji Dokumentów MSWiA w Warszawie i wydanych mieszkańcom
Udostępnianie: zgodnie z przepisami art.44 g-i ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. Nr 87, poz. 960 z 2001 r.), oraz ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101, poz. 926 z 2002 r.)po wniesieniu stosownych opłat określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 kwietnia 2002 r. w sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 62, poz. 564 z 2002 r.).
dostępny w: Wydział Spraw Obywatelskich - Referat Dowodów Osobistych

- rejestr świadectw kwalifikacyjnych;

- rejestr zezwoleń (TAXI, LK, PN);

- rejestr licencji: na przewóz osób taksówką osobową, na przewóz osób, na przewóz rzeczy;

- rejestr zezwoleń na wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym;

- rejestr zaświadczeń na przewozy drogowe na potrzeby własne;

- wykaz numerów bocznych (TAXI).
dostępny w: Wydział Spraw Obywatelskich - Samodzielne stanowisko ds. licencji oraz zezwoleń na wykonywanie transportu drogowego


- ewidencja budowli ochronnych na terenie m. Gdyni;

- ewidencja awaryjnych ujęć wody na terenie m. Gdyni;

- ewidencja syren alarmowych miejskich;

- ewidencja syren alarmowych zakładowych;

- ewidencja Formacji OC;

- ewidencja sprzętu OC i ratownictwa.
Wymieniona dokumentacja przeznaczona jest do użytku służbowego.
dostępny w: Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności

- archiwum wycinków prasowych oraz wideo-teka programów informacyjnych o tematyce gdyńskiej
dostępny w: Zespół Prasowy

W Urzędzie Miasta Gdyni działa jedno archiwum aktowe oraz trzy składnice akt.

Archiwum Urzędu Miasta Gdyni przechowuje akta następujących zlikwidowanych zakładów z terenu m. Gdyni:
1.Miejskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji w Gdyni,
2.Miejskiego Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół w Gdyni,
3.Zakładu Obsługi Przedszkoli w Gdyni,
4.Zakładu Remontowo-Budowlanego przy MZEAS w Gdyni,
5.Portowej Składnicy Surowców Skórzanych w Gdyni,
6.Przedsiębiorstwa Budownictwa Inżynierii Miejskiej "Inżynieria Gdańsk" w Gdyni,
7.Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej przy Stoczni Gdynia S.A.,
8.Straży Miejskiej w Gdyni,
9.Biura Obsługi Inwestycji w Gdyni (wcześniejsza Dyrekcja Rozbudowy Miast w Gdyni),
10.Miejskiego Zakładu Komunikacji w Gdyni (wcześniejsze MPK w Gdyni i WPK- Zakład w Gdyni),
11.EMPEX Sp. z o.o. w Gdyni,
12.Stoczniowego Klubu Sportowego "Bałtyk" w likwidacji,
13.Przedszkoli z terenu m. Gdyni nr 1, 2, 3, 8, 10, 12, 17, 19, 20, 33, 34, 36, 37, 38, 39, 40, 41,
14.Urzędu Rejonowego w Gdyni,
15.Izby Wytrzeźwień w Gdyni,
16.Trobus PNTKM Sp. z o.o. w Gdyni.

Akta udostępniane są na zasadach określonych w § 10 załącznika do zarządzenia nr 4/94 Prezydenta Miasta Gdyni z dnia 25 stycznia 1994 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Urzędu Miasta Gdyni.
dostępny w: Wydział Organizacyjny prowadzi archiwum aktowe.
Składnice akt działają w Wydziale Spraw Obywatelskich /Referat Dowodów Osobistych i Referat Ewidencji Ludności i Meldunków - koperty osobowe i karty meldunkowe/, w Wydziale Edukacji - akta osobowe nauczycieli szkół i przedszkoli oraz w Wydziale Architektoniczno-Budowlanym - akta budynkowe.