8. Zasady dostępu obywateli do dokumentów, oraz jawność posiedzeń organów Miasta.

§ 38

1. Dokumenty wynikające z wykonywania zadań publicznych udostępnia się w szczególności:

1) w Biuletynie Informacji Publicznej,

2) w Monitorze Rady Miasta Gdyni,

3) na tablicach ogłoszeń w Urzędzie Miasta.

2. Informacja publiczna może być udostępniana także w miejskim biuletynie informacyjnym, miejskim portalu internetowym oraz w inny zwyczajowo przyjęty sposób.

§ 39

1. Dokumenty urzędowe wynikające z wykonywania zadań publicznych są udostępniane w komórkach organizacyjnych, w zakresie prowadzonych przez nie spraw, zgodnie z podziałem zadań określonym w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Miasta.

2. Dokumentacja, o której mowa w ust.1, dotycząca spraw o charakterze indywidualnym jest udostępniana z zachowaniem ustawowych wymogów ochrony danych osobowych, informacji niejawnych oraz innych tajemnic, a także zasad udostępniania akt administracyjnych.

3. Udostępnienie polega w szczególności na umożliwieniu zapoznania się z dokumentami, sporządzania notatek i odpisów przez osobę zainteresowaną. Każdy przypadek udostępnienia dokumentów winien być odnotowany w aktach sprawy.

4. Dokumenty, stanowiące elementy dokumentacji urzędowej, zainteresowana osoba przegląda w obecności pracownika Urzędu, w miejscu na to przeznaczonym.

5. Sporządzanie kserokopii dokumentów następuje na wniosek osoby zainteresowanej i na jej koszt.

6. W przypadku, gdy istnieje obawa, że udostępnienie dokumentów może stanowić naruszenie przepisów prawa lub że zakres, sposób udostępnienia tudzież konieczność przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku może zakłócić przyjęty w Urzędzie porządek pracy, przed udostępnieniem dokumentów wymagane jest złożenie wniosku pisemnego.

§ 40

1. Informację o terminie, miejscu i porządku sesji Rady Miasta podaje się do publicznej wiadomości, na co najmniej 6 dni przed planowaną sesją, poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Miasta Gdyni.

2. W przypadku zwołania sesji w trybie przyspieszonym, określonym przepisami szczególnymi, termin o którym mowa w ust.1 ulega odpowiedniemu skróceniu.

3. Postanowienia ust.1 stosuje się odpowiednio do posiedzeń komisji Rady Miasta, z zastrzeżeniem, że termin, miejsce i porządek posiedzenia jest podawany do publicznej wiadomości na co najmniej 2 dni przed planowanym posiedzeniem komisji.

4. Osoby korzystające z prawa wstępu na sesję Rady Miasta oraz posiedzenia jej komisji, zajmują miejsca do tego wyznaczone. Przepis ten stosuje się również do posiedzeń rad dzielnic.