Konkurs Placówka Wsparcia Dziennego w Dzielnicy Karwiny

 Prezydent Miasta Gdyni na podstawie Zarządzenia Nr 8397/18/VII/R z dnia 18.09.2018r. ogłasza otwarty konkurs ofert dla podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego na wparcie realizacji zadania publicznego w zakresie przeciwdziałania uzależnieniom i patologiom społecznym pod nazwą:Zorganizowanie pomocy dla młodzieży i ich rodzin w postaci różnorodnych ofert zajęć i aktywności w placówce wsparcia dziennego prowadzonej w formie pracy podwórkowej realizowanej przez wychowawcę w dzielnicy Karwiny. 

I. Podstawa prawna konkursu.

1. Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 994 ze zm.);
2. Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 450 ze zm.);
3. Ustawa z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz.U. z 2016 r. poz. 487);
4. Ustawa z dnia z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 998 ze zm.);
5. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2077  ze zm.);
6. Uchwała Nr XIV/284/15 Rady Miasta Gdyni z dnia 25 listopada 2015 r. w sprawie przyjęcia Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na lata 2016-2020;
7. Uchwała Nr XXXVII/1040/16 Rady Miasta Gdyni z dnia 22 listopada 2016 r. w sprawie uchwalenia Programu współpracy miasta Gdyni z organizacjami pozarządowymi na rok 2018;
8. Uchwała nr XLVII/1004/14 Rady Miasta Gdyni z 29 października 2014 r. w sprawie uchwalenia Wieloletniego programu współpracy miasta Gdyni z organizacjami pozarządowymi na lata 2015-2020.

II. Ogłaszający konkurs.

Prezydent Miasta GdyniAl. Marszałka Piłsudskiego 52/5481-382 Gdyniatelefon (centrala) (58) 66 88 000; fax: (58) 62 09 798e-mail: umgdynia@gdynia.pl; www.gdynia.pl

III. Obsługa merytoryczna konkursu.

Zespół Placówek Specjalistycznych im. K. Lisieckiego „Dziadka”ul. Wejherowska 65, 81-049 Gdyniadalej zwany: Zespołem Placówek Specjalistycznych w Gdyni lub ZPS w Gdynitelefon/fax (58)  664 33 66e-mail: oferty@zpsgdynia.pl; www.zpsgdynia.pl

IV. Podmioty uprawnione do ubiegania się o dotacje.

1. Uprawnione do złożenia oferty są: podmioty, których cele statutowe lub przedmiot działalności dotyczą spraw z zakresu:
1.1. wspieranie i rozwój człowieka i rodziny, zwłaszcza dzieci i młodzieży,
1.2. działania na rzecz społeczności lokalnych, integracji środowisk lokalnych,
1.3. profilaktyka uzależnień,
1.4. opieka, edukacja i wychowanie,
1.5. re/integracji rodzin,
1.6. przeciwdziałanie patologiom społecznym oraz działania na rzecz ochrony i promocji zdrowia,
1.7. przeciwdziałanie wykluczeniu społecznemu.

2. Dotacja z budżetu miasta może być przyznana podmiotom uprawnionym: 
2.1. organizacjom pozarządowym:
2.1.1. niebędące jednostkami sektora finansów publicznych, w rozumieniu ustawy o finansach publicznych,
2.1.2. niedziałające w celu osiągnięcia zysku osobom prawnym lub jednostkom organizacyjnym nieposiadającym osobowości prawnej, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, w tym fundacjom i stowarzyszeniom, z zastrzeżeniem art. 3 ust. 4 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
2.2. lub następującym podmiotom:
2.2.1. osobom prawnym i jednostkom organizacyjnym działającym na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej, o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancji wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego,
2.2.2. stowarzyszeniom jednostek samorządu terytorialnego,
2.2.3. spółdzielniom socjalnym,
2.2.4. spółkom akcyjnym i spółkom z ograniczoną odpowiedzialnością oraz klubom sportowym będących spółkami działającymi na podstawie przepisów Ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 176 ze zm.), które nie działają w celu osiągnięcia zysku oraz przeznaczają całość dochodu na realizację celów statutowych oraz nie przeznaczają zysku do podziału między swoich udziałowców, akcjonariuszy i pracowników.

3. Podmioty składające ofertę w otwartym konkursie ofert nie muszą posiadać statusu organizacji pożytku publicznego. 

4. Terenowe oddziały organizacji (nieposiadające osobowości prawnej) mogą złożyć ofertę wyłącznie za zgodą zarządu głównego organizacji (tj. na podstawie pełnomocnictwa szczególnego udzielonego przez zarząd główny). Natomiast terenowe oddziały posiadające osobowość prawną mogą składać ofertę, niezależnie od zgody zarządu głównego (o ile odrębne unormowania nie wynikają z wewnętrznych regulacji danej organizacji).

V. Rodzaj zadania publicznego.

1. Rodzaj zadania publicznego: Zorganizowanie pomocy dla młodzieży i ich rodzin w postaci różnorodnych ofert zajęć i aktywności w placówce wsparcia dziennego prowadzonej w formie pracy podwórkowej realizowanej przez wychowawcę.  

2. W/w zadanie publiczne wynika z przepisów prawa i zapisów programów:
2.1. Art. 41 ust. 1 pkt 3 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi;
2.2. Art. 18, 24 zw. z Art. 176 pkt 3 pkt c ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej;
2.3. Art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o pomocy społecznej;
2.4. Cel operacyjny 2 Narodowego Programu Zdrowia na lata 2016 – 2020;
2.5. Zapisy Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na lata 2016-2020.

VI. Planowana wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania.

1. Gmina Gdynia zapewni łączną kwotę środków przeznaczonych na wsparcie realizacji zadania publicznego, w wysokości:
1.1. do   17 873,00 zł w okresie od 01.11.2018 r. – 31.12.2018 r.;
1.2. do 107 238,00 zł w okresie od 01.01.2019 r. – 31.12.2019 r.;
1.3. do 107 238,00 zł w okresie od 01.01.2020 r. – 31.12.2020 r.;
1.4. do    71 492,00 zł w okresie od 01.01.2021 r. – 31.08.2021 r.;

2. Każdorazowa zmiana wysokości środków zabezpieczonych na realizację zadania publicznego potwierdzona będzie zawarciem stosownego aneksu w formie pisemnej, pod rygorem nieważności. 

3. Wnioskowana maksymalna kwota dotacji na wsparcie realizacji zadania nie może przekroczyć 99 % niezbędnych, całkowitych kosztów realizacji zadania publicznego, faktycznie poniesionych przez Oferenta, z którym zostanie podpisana umowa, w każdym roku jej obowiązywania. 

4. Wkład własny Oferenta może przybrać formę:
4.1 własnych środków finansowych Oferenta, innych środków publicznych (np. dotacje),
4.2 wkładu osobowego, który stanowi pracę społeczną członków i świadczenia wolontariuszy planowanych do zaangażowania przy realizacji zadania, i wynosi minimum 1% całkowitego kosztu realizacji zadania publicznego, w każdym kolejnym roku obowiązywania umowy. 
5. Za finansowe środki własne i środki z innych źródeł nie uznaje się wyceny wkładu rzeczowego Oferenta oraz wyceny wkładu rzeczowego innych podmiotów nieodpłatnie biorących udział w realizacji zadania. 

6. Wysokość przyznanej dotacji może być niższa niż wnioskowana w ofercie. W takim przypadku Oferent zobowiązany jest do przedstawienia korekty zakresu rzeczowego i finansowego realizowanego zadania, dostosowanego do kwoty przyznanej dotacji, zgodnie z zaleceniami Komisji Oceniającej.

7. Dotacja przekazywana będzie na wskazany rachunek bankowy należący do Oferenta, w transzach, w ilości i wysokości wynikających z zawartej w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego konkursu umowy.

VII. Warunki i termin realizacji zadania.

1. Termin realizacji zadania obejmuje okres od dnia 1 listopada 2018 r. do dnia 31 sierpnia 2021 r.
2. Realizacja pomocy dla 24 dzieci i młodzieży w wieku 6 – 18 lat i ich rodzin w placówce wsparcia dziennego prowadzonej w formie pracy podwórkowej realizowanej przez wychowawcę, zlokalizowanej w Gdyni w Zespole Szkolno – Przedszkolnym nr 2 przy ul. Staffa 10
3. Zadanie publiczne będzie realizowane na bazie wskazanego w ust. 2 lokalu, znajdującego się w dyspozycji Gminy Miasta Gdyni. Informację o szczegółowych warunkach technicznych oraz szacunkowych kosztach utrzymania ww. lokali można uzyskać za pośrednictwem Zespołu Placówek Specjalistycznych w Gdyni oraz pod numerem telefonu: 58 664 33 66. 
4. Ogłaszający konkurs zastrzega sobie możliwość wstrzymania wypłaty kolejnej transzy dotacji, w przypadku uchybienia któremukolwiek z terminów określonych w ust. 6, do czasu pełnego wywiązania się przez Oferenta z obowiązków sprawozdawczych i informacyjnych tam wskazanych;
5. Podmiot wyłoniony w drodze konkursu obowiązany będzie przedstawić dokument potwierdzający fakt zawarcia umowy ubezpieczenia OC; w przypadku wygaśnięcia umowy ubezpieczenia OC w trakcie realizacji zadania publicznego obowiązany on jest przedstawić do Zespołu Placówek Specjalistycznych w Gdyni kopię nowo zawartej polisy ubezpieczenia OC.
6. W ramach realizacji zdania publicznego Oferent zobowiązany będzie do:
6.1. prowadzenia placówki wsparcia dziennego dla 24 dzieci i młodzieży, zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 18 – 28 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej;
6.2. objęcia w każdym kolejnym miesiącu realizacji zadania opieką i wychowaniem dzieci i młodzieży w wieku od 6 do 18 lat, w celu wsparcia rodziny przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo – wychowawczych. W szczególnie uzasadnionych wypadkach, po uzyskaniu uprzedniej, wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności zgody ZPS w Gdyni, do placówki mogą być również przyjmowane młodsze dzieci;  
6.3. zapewnienia bezpłatnego i dobrowolnego (wyjątkiem jest sytuacja, gdy uczestnik zostanie skierowany do placówki przez sąd opiekuńczy) uczestnictwa podopiecznych w zajęciach; do placówki wsparcia dziennego przyjmowane są w pierwszej kolejności dzieci i młodzież z rodzin zagrożonych bądź dotkniętych występowaniem problemu alkoholowego;
6.4. prowadzenia ciągłej i bieżącej rekrutacji do placówki przez cały okres realizacji zadania publicznego, do wysokości limitu miejsc, określonego w ust. 2; podstawowym źródłem informacji potrzebnych do procesu naboru dzieci i młodzieży będą pracownicy socjalni, asystenci rodzin, kuratorzy, w dalszej kolejności pedagodzy i psycholodzy szkolni, nauczyciele oraz pracownicy innych instytucji realizujących działania na rzecz rodzin a także kierownik ds. animacji środowiskowej i współpracy z organizacjami pozarządowymi Zespołu Placówek Specjalistycznych w Gdyni;
6.5. ZPS w Gdyni będzie prowadził ciągły, bieżący monitoring frekwencji podopiecznych na zajęciach prowadzonych w placówce; miernikiem, w oparciu o który będzie dokonywana ocena frekwencji będzie liczba dzieci określona w ust. 2 a nie rzeczywisty stan placówki; w przypadku stwierdzenia, że średnia, trzymiesięczna frekwencja na zajęciach w placówce jest niższa niż 60% wartości określonej w ust. 2, dotacja na kolejny okres rozliczeniowy zostanie obniżona o 30% wartości kolejnej transzy po odliczeniu stałych kosztów utrzymania lokalu; w takim przypadku Ogłaszający konkurs będzie miał także  prawo do wypowiedzenia, w tym częściowego, umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego;
6.6. organizacji czasu pracy placówki uwzględniającej potrzeby podopiecznych i ich rodziców pod kątem dostępności świadczonych usług; czas ten powinien wynosić minimum 4 godziny pracy z grupą dziennie i minimum 20 godzin pracy z grupą tygodniowo; każda z grup powinna mieć zajęcia przynajmniej dwa razy w tygodniu; jeśli oferent organizuje 3 lub więcej grup zajęciowych, dopuszcza się by jedna z grup miała zajęcia raz w tygodniu; Oferent wyłoniony w drodze konkursu zobowiązany jest do przekazania aktualnego harmonogramu funkcjonowania placówki do ZPS w Gdyni; dopuszcza się zmianę harmonogramu pracy w przypadku zorganizowanych wyjazdów, zajęć w weekendy, w ferie/wakacje; jeden miesiąc pracy placówki może stanowić przerwa wakacyjna wyznaczona przez Oferenta w lipcu lub sierpniu każdego roku; zmiana harmonogramu w tym wyznaczenie przerwy wakacyjnej, wymaga każdorazowej, uprzedniej i wyrażonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności zgody ZPS w Gdyni;
6.7. organizowania w placówce zajęć, które będą uwzględniać specyfikę grupy docelowej, a oferta placówki powinna być adresowana zarówno do dzieci i młodzieży, jak też pozostałych członków rodzin (rodziców i opiekunów) wychodząc z założenia, że położenie ciężaru pracy na całą rodzinę a nie tylko na dziecko zwiększa szansę na długofalowe pozytywne zmiany i efekty – reintegrację całej rodziny;
6.8. prowadzenia zajęć w grupach liczących od 6 do maksymalnie 15 uczestników, utworzonych z uwzględnieniem wieku i potrzeb podopiecznych. W uzasadnionych przypadkach, po zasięgnięciu opinii Zespołu Monitorującego, możliwe jest przedłużenie uczestnictwa w zajęciach po osiągnięciu przez podopiecznego pełnoletności, jednak nie dłużej niż do ukończenia przez niego 21 roku życia;
6.9. prowadzenia profilaktycznej działalności informacyjnej i edukacyjnej w zakresie rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii;
6.10. prowadzenia, z częstotliwością minimum raz w każdym miesiącu realizacji zadania, z wyłączeniem przerwy wakacyjnej, o której mowa w pkt 6.6., działań związanych z reintegracją rodziny, tj. organizowania wspólnych zajęć dla dzieci wraz z rodzicami poszerzających kompetencje rodzicielskie;
6.11. prowadzenia, z częstotliwością minimum dwa razy w każdym kolejnym roku realizacji zadania, działań animacyjnych, polegających na organizacji wydarzeń dla najbliższego sąsiedztwa o charakterze profilaktycznym i edukacyjnym w zakresie przeciwdziałania uzależnieniom i przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu;
6.12. prowadzenia zajęć socjoterapeutycznych, tj. zajęć dla dzieci i młodzieży uzupełnionych stałymi konsultacjami z rodzicami/opiekunami, polegających na stałym obserwowaniu i opisywaniu zaburzonych obszarów w funkcjonowaniu rodziny i dostosowywaniu form i charakteru zajęć do potrzeb wynikających z tej obserwacji, celem wypracowania w rodzinie umiejętności samodzielnego radzenia sobie z sytuacjami kryzysowymi;
6.13. uczestnictwa w sieci „Gdyńskich SPOT” tj. sieci placówek wspierających funkcjonowanie dzieci wraz z ich rodzinami w środowisku domowym, rówieśniczym, szkolnym i szeroko rozumianej społeczności sąsiedzkiej, a także poprzedzenia nazwy własnej placówki członem „SPOT”; Oferent zobowiązany będzie do umieszczania logo "Gdyńskich SPOT" na wszystkich materiałach, w szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych, dotyczących realizowanego zadania oraz zakupionych rzeczach, o ile ich wielkość i przeznaczenie tego nie umożliwia, proporcjonalnie do wielkości innych oznaczeń, w sposób  zapewniający jego dobrą widoczność; 
6.14. powołania Zespołu Monitorującego, do którego zadań należy w szczególności bieżące monitorowanie sytuacji każdego podopiecznego i rodziny na poziomie adekwatnym do ustalonych potrzeb opisanych w KARCIE POSTĘPU PRACY Z DZIECKIEM i KARCIE POSTĘPU PRACY Z RODZINĄ. Zespół omawia sytuację każdego z podopiecznych przynajmniej dwukrotnie w ciągu każdego roku realizacji zadania. W spotkaniach Zespołu każdorazowo uczestniczy przedstawiciel Zespołu Placówek Specjalistycznych w Gdyni oraz przedstawiciele innych jednostek, działających na rzecz omawianego na Zespole dziecka (rodziny). Podsumowaniem pracy zespołu jest protokół zawierający imię i nazwisko dziecka oraz datę omówienia jego sytuacji. Protokoły z posiedzenia Zespołu Monitorującego przechowywane są u Oferenta i przekazywane do Zespołu Placówek Specjalistycznych wraz ze sprawozdaniem częściowym, składanym w terminach i na zasadach określonych w umowie o wsparcie realizacji zadania publicznego. Wypracowane w trakcie spotkań Zespołu ustalenia dot. dalszej pracy z dzieckiem i rodziną powinny zostać ujęte w KARCIE POSTĘPU PRACY Z DZIECKIEM, KARCIE POSTĘPU PRACY Z RODZINĄ i KARCIE POSTĘPU W NAUCE, wraz z informacją o terminie realizacji i osobie odpowiedzialnej za ich wdrożenie;
6.15. zapewnienia kadry gwarantującej prawidłowe wykonanie zadania tj. posiadającej kwalifikacje i spełniającą warunki określone w art. 25 – 27 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej; przed nawiązaniem z stosunku pracy lub przed dopuszczeniem pracownika do innej działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich, z opieką nad nimi a także w każdym innym wypadku, gdy pracownik będzie miał bezpośredni kontakt z małoletnimi, Oferent obowiązany jest do uzyskania informacji, czy nie figuruje on w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym prowadzony przez Ministra Sprawiedliwości  w systemie teleinformatycznym;  każda zmiana pracownika zatrudnionego przy bezpośredniej pracy z podopiecznymi wymaga uprzedniego, pisemnego zgłoszenia tego faktu do ZPS w Gdyni;
6.16. zagwarantowania udziału osób pracujących bezpośrednio z dzieckiem i rodziną w regularnych superwizjach ich pracy;
6.17. przetwarzania i zabezpieczenia danych osobowych beneficjentów zadania zgodnie z wymogami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WERODO;
6.18. współpracy z Zespołem Placówek Specjalistycznych w Gdyni, placówkami oświatowymi, Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Gdyni, Sądami Rejonowymi, podmiotami leczniczymi oraz innymi instytucjami pracującymi na rzecz dziecka i rodziny.
6.19. W ramach realizacja zadania publicznego Oferent zobowiązany będzie do dokumentowania prowadzonych działań w teczce dziecka, w szczególności w formie:
6.19.1. KARTY POSTĘPU PRACY Z DZIECKIEM (tworzonej najpóźniej miesiąc po zakwalifikowaniu dziecka do placówki, aktualizowanej na bieżąco, nie rzadziej jednak niż raz na kwartał;
6.19.2. KARTY POSTĘPU PRACY Z RODZINĄ (tworzonej najpóźniej miesiąc po zakwalifikowaniu dziecka do placówki, aktualizowanej na bieżąco, nie rzadziej jednak niż raz na pół roku);
6.19.3. KARTY POSTĘPU W NAUCE SZKOLNEJ (aktualizowanej minimum raz na kwartał);
6.19.4. KARTY KONTAKTÓW W SPRAWIE SYTUACJI RODZINY I DZIECKA (aktualizowanej minimum raz w miesiącu).
6.20. Dokumentacja, o której mowa w ust. 6.19, może być uzupełniona o adnotacje opisujące niecodzienne zdarzenia dotyczące dziecka i jego rodziny, wytwory działalności powstające w ramach zajęć (także z rodziną) oraz inne dokumenty, które placówka uzna za konieczne w procesie wsparcia.
6.21. W trakcie realizacji zadania publicznego oferent zobowiązany będzie do przekazywania do ZPS w Gdyni, w nieprzekraczalnym terminie do 5 dnia każdego miesiąca, zestawienia frekwencji dzieci z podziałem na poszczególne grupy; Oferent zobowiązany będzie także do niezwłocznego tj. nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od dnia otrzymania wezwania, przekazywania do ZPS w Gdyni, na jego żądanie, wszelkich informacji i dokumentów związanych z realizacją zadania publicznego;
Zastrzeżenia Ogłaszającego Konkurs - opisany w niniejszej części ogłoszenia zakres, rodzaj i wymiar czynności realizowanych w ramach przedmiotowego zadania publicznego stanowi wymagane minimum, które powinno być uzupełnione o autorskie pomysły Oferentów. W razie nie dających się usunąć sprzeczności w opisie zadania wskazanym w ofercie Oferenta a minimalnym zakresem określonym w Części VII niniejszego ogłoszenia, pierwszeństwo stosowania znajdują zapisy ogłoszenia, które w takim wypadku będą stanowiły bezpośrednią podstawę do oceny stopnia wykonania zadania i wydatkowania kwoty dotacji. 

VIII. Zasady i warunki przyznawania dotacji.

1. Dopuszczalne jest złożenie oferty wspólnej dwóch lub większej liczby organizacji pozarządowych lub podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie działających wspólnie. Oferta wspólna powinna zawierać:
1.1. informację jakie działania w ramach realizacji zadania publicznego będą wykonywać poszczególne organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 w/w ustawy,
1.2. sposób reprezentacji Podmiotów, o których mowa art. 14 ust. 2 w/w ustawy, wobec organu administracji publicznej.

2. Warunkiem ubiegania się o dofinansowanie realizacji zadania publicznego jest złożenie formularza ofertowego, zgodnego ze wzorem określonym w Rozporządzeniu MRPiPS z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadańpublicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300) wraz z załącznikami za pośrednictwem generatora ofert na stronie internetowej www.witkac.pl

3. Oferent zobowiązany jest do złożenia formularza oferty z następującymi załącznikami w systemie witkac.pl.:
3.1. Harmonogram realizacji zadania publicznego, dla każdego roku odrębnie,
3.2. Kalkulacja przewidywanych kosztów, dla każdego roku odrębnie,
3.3. Pełnomocnictwo(-a) do działania w imieniu Oferenta (w przypadku, gdy ofertę opisują osoby inne, niż umocowane w KRS do reprezentacji).

4. Wszystkie kopie dokumentów powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do złożenia oferty. Na ostatniej stronie każdego z potwierdzonych dokumentów należy umieścić napis (lub pieczątkę) „Za zgodność oryginałem”, datę potwierdzenia zgodności z oryginałem oraz podpisy uprawnionych osób wraz z imiennymi pieczątkami. Jeśli osoby uprawnione nie dysponują pieczątkami imiennymi, strona winna być podpisana pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionej funkcji. Pozostałe strony potwierdzanych dokumentów powinny być parafowane. 

5. Oferenci składający ofertę wspólną ponoszą odpowiedzialność solidarną za wykonanie zadania publicznego w zakresie i na zasadach określonych w ofercie oraz umowie o wsparcie realizacji zadania publicznego.

6. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z przyznaniem dotacji.

7. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

8. Oferta realizacji zadania publicznego powinna zawierać w szczególności: 
8.1. szczegółowy zakres rzeczowy realizacji zadania publicznego, 
8.2. termin i miejsce realizacji zadania publicznego,
8.3. informację o wcześniejszej działalności Oferenta,
8.4. informację o posiadanych zasobach rzeczowych i kadrowych, zapewniających wykonanie zadania publicznego oraz o planowanej wysokości środków finansowych na realizację danego zadania pochodzących z innych źródeł,
8.5. deklarację o zamiarze odpłatnego lub nieodpłatnego wykonania zadania publicznego,

9. Oferta powinna zawierać szczegółowy kosztorys zadania ze wskazaniem pozycji kosztów jednostkowych (kalkulacji kosztów), co jest podstawą do oceny kwalifikowalności kosztów na etapie oceny oferty. Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania powinna być sporządzona odrębnie dla każdego roku tj. 2018, 2019, 2020 i 2021 oraz zawierać wyszczególnienie wkładu własnego.

10. Kalkulacja powinna być czytelna, przejrzysta i zrozumiała. W kalkulacji należy uwzględnić wszystkie planowane koszty, w szczególności zakupu usług, zakupu rzeczy, wynagrodzeń, media. Poszczególne pozycje kosztorysu dotyczące kosztów wynagrodzeń (ujęte w kategorii I, II) powinny zawierać informację o rodzaju umowy, jaka zostanie zawarta (np. umowa o pracę, umowa o dzieło, zlecenie, wymiar).

11. Oferent, konstruując kosztorys realizacji zadania publicznego nie może przekroczyć poniżej wskazanych kosztów:
11.1. koszty wynagrodzenia wychowawców/kierownika – maksymalnie 32zł/h,
11.2. obsługa księgowa – maksymalnie 850 zł/mc,
11.3. wyposażenie placówki lub/i drobne remonty - do 3 % wartości dotacji,
11.4. wyżywienie dziecka w wysokości minimum 2 zł/dziecko/dziennie.

12. Po wybraniu oferty i podpisaniu umowy, dokonywane w trakcie realizacji zadania przesunięcia pomiędzy poszczególnymi grupami i rodzajami kosztów określonymi w kosztorysie realizacji zadania publicznego, w części dotyczącej przyznanej dotacji wymagają uzyskania pisemnej zgody Prezydenta Miasta Gdyni w formie aneksu do umowy, z poniższymi zastrzeżeniami:
12.1. Podmiot wyłoniony w drodze konkursu może samodzielnie dokonywać przesunięć pomiędzy poszczególnymi grupami kosztów w ramach danego rodzaju kosztów pod warunkiem, że suma zmian nie przekroczy 15% wartości którejkolwiek z modyfikowanych grup,
12.2. zmiany w zakresie grupy kosztów wynagrodzeń nie przekraczające 15%, uzasadnione realizacją zadania, powinny zostać pisemnie wyjaśnione oraz zaakceptowane przez Prezydenta Miasta Gdyni bez konieczności aneksowania umowy;
12.3. dokonywane przesunięcia nie mogą naruszać maksymalnych limitów wyznaczonych ust. 12 powyżej.

13. Możliwe jest, w przypadkach uzasadnionych realizacją zadania, dodanie nowego rodzaju, grupy lub pozycji kosztów ponoszonych z dotacji, po uzyskaniu pisemnej zgody Ogłaszającego konkurs, w formie aneksu do umowy.

14. W przypadku planowania zlecenia części zadania innemu podmiotowi, oferent powinien uwzględnić taką informację w składanej ofercie. Informacja taka powinna znaleźć się w harmonogramie część IV pkt 8 oferty w kolumnie „Zakres działania realizowany przez podmiot niebędący stroną umowy". Uzasadnienie przyczyny zlecania innemu podmiotowi, organizacja powinna opisać w punkcie 6 „Opis poszczególnych działań w zakresie realizacji zadania publicznego". Ocena zasadności podzlecania części zadania innemu podmiotowi będzie należała do Komisji Oceniającej.  

15. Oferta powinna być podpisania przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w zakresie spraw majątkowych, zgodnie z zapisami wynikającymi ze stosownych dokumentów określających osobowość prawną Oferenta. 

16. Za poprawność złożonej oferty odpowiada Oferent.

17. W otwartym konkursie ofert zostanie wybranych jedna oferta.

18. Otwarty konkurs ofert zostanie rozstrzygnięty również wówczas, gdy zostanie złożona tylko jedna oferta.

19. Wysokość przyznanej dotacji może być niższa niż wnioskowana w ofercie czy określona w części VI niniejszego Ogłoszenia. W takim przypadku oferent, którego oferta została wybrana, akceptując stosowne zmniejszenie dotacji, zobowiązany jest do przedstawienia aktualizacji opisu poszczególnych działań, harmonogramu, kalkulacji przewidywanych kosztów dostosowanych do kwoty przyznanego dofinasowania. Ww. dokumenty stanowić będą podstawę do zawarcia umowy.

20. Oferta wybrana do współfinansowania stanowić będzie, wraz z ewentualną korektą, integralną część umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego

IX. Zasady finansowania zadania.

1. Zadanie winno być zrealizowane z najwyższą starannością w zakresie opisanym w ofercie, zgodnie z niniejszym ogłoszeniem, zawartą umową oraz z obowiązującymi standardami.

2. Oferent zobowiązany będzie do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo - księgowej i ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych na realizację zadania, zgodnie z zasadami wynikającymi z Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395), w sposób umożliwiający identyfikację operacji księgowych.

3. Za koszty kwalifikowane przy realizacji zadania publicznego uznaje się koszty:
3.1. poniesione w danym roku realizacji zadania publicznego, w okresie obowiązywania umowy,
3.2. niezbędne do realizacji zadania i bezpośrednio związane z celem realizowanego zadania (zgodnie z opisem działań w ofercie), w części dotyczącej realizacji zadania,
3.3. odzwierciedlone w kosztorysie realizacji zadania publicznego, 
3.4. spełniające wymogi racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów,
3.5. realizowane ze wskazanego przez Oferenta rachunku bankowego,
3.6. racjonalnie skalkulowane na podstawie cen rynkowych, 
3.7. faktycznie poniesione i udokumentowane, poparte właściwymi dowodami księgowymi oraz        
3.8. prawidłowo odzwierciedlone w ewidencji księgowej.

4. Za koszty niekwalifikowane przy realizacji zadania publicznego uznaje się koszty:
4.1. niezwiązane z zadaniem publicznym,
4.2. pokryte przez inne podmioty dofinansowujące to samo zadanie publiczne, w części objętej takim dofinansowaniem (zakaz tzw. podwójnego finansowania),
4.3. inwestycji,
4.4. zakupu gruntów i nieruchomości,
4.5. prowadzenia działalności gospodarczej,
4.6. działalność polityczną, wyznaniową lub religijną,
4.7. działalności związków zawodowych, organizacji pracodawców i samorządów zawodowych,
4.8. zobowiązań powstałych przed lub po okresie realizacji zadania publicznego.

5. Pod pojęciem kosztu należy rozumieć wydatek faktycznie poniesiony w okresie do 14 dni od zakończenia realizacji zadania tj. rozchód środków pieniężnych z kasy lub wskazanego rachunku bankowego, powodujący faktyczny przepływ środków pieniężnych od Zleceniobiorcy realizującego zadanie publiczne. Zasadą jest, że dla uznania kosztu musi zaistnieć jednocześnie zobowiązanie i wydatek w danym roku realizacji zadania.

6. Dowodem poniesienia kosztu jest opłacona faktura VAT lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty. Dowodem zapłaty jest odpowiedni dokument sporządzony przez właściwy Bank, w tym również w formie, o której mowa w art. 7 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 128, z późn. zm.), dokumentujący obciążenia rachunku bankowego Oferenta realizującego zadanie publiczne. Dowodem zapłaty w przypadku płatności gotówkowej jest dokument księgowy z adnotacją np. „zapłacono gotówką” lub inny równoważny dokument potwierdzający rozchód z kasy Oferenta realizującego zadanie publiczne. Za datę poniesienia kosztu przyjmuje się dla wydatków dokonanych przelewem lub kartą płatniczą – datę obciążenia rachunku, natomiast dla wydatków dokonanych gotówką – datę faktycznie dokonanej płatności.

7. Zastrzega się konieczność uruchamiania środków finansowych ze wskazanego wydzielonego przez Oferenta rachunku bankowego tylko w celu bieżącej regulacji zobowiązań związanych z realizacją zadania publicznego. W wyjątkowych i uzasadnionych sytuacjach dopuszcza się uznanie za równoważne powyższemu zapisowi, przelewy dotyczące refundacji wydatków pomiędzy kontami Oferenta a dotyczących rozliczenia części wydatków finansowych z dotacji w ogóle (całości) zobowiązań Oferenta. Na okoliczność refundacji Oferent sporządza zestawienie wydatków objętych refundacją zawierające co najmniej:
7.1. numer dokumentu księgowego,
7.2. datę wystawienia dokumentu księgowego,
7.3. wystawcę dokumentu,
7.4. nazwę kosztu,
7.5. kwotę do refundacji dotyczącej realizacji zadania,
7.6. datę pierwotną uregulowania zobowiązania wobec kontrahenta.

8. Refundacje winny być dokonywane niezwłocznie po dokonaniu spłaty zobowiązań Oferenta, jednakże nie później niż na dzień kończący dany okres sprawozdawczy, w którym nastąpiła spłata zobowiązania.

9. Dowody księgowe powinny zawierać opis merytoryczny. W opisie powinny znaleźć się co najmniej następujące elementy:
9.1. nr faktury (rachunku), 
9.2. datę jej wystawienia, 
9.3. wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji, oraz rodzaj towaru lub zakupionej usługi,
9.4. każda faktura (rachunek) powinna być opatrzona pieczęcią organizacji pozarządowej lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24.04.2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
9.5. zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informację: z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności. Informacja powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji lub podmiotu, o którym mowa w art. 3 ust. 3 ww. ustawy.  

X. Termin składania ofert.

1. Oferty należy składać w terminie do dnia 15.10.2018 r. do godz. 23:59.

2. Ofertę realizacji zadania należy składać według wzoru określonego w Rozporządzeniu MRPiPS z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2016 r. poz. 1300) wraz z załącznikami (kosztorys i harmonogram realizacji zadania dla każdego roku oddzielnie) za pośrednictwem generatora ofert na stronie internetowej www.witkac.pl, w terminie do dnia 15.10.2018 do godz. 23.59.

3. Instrukcja założenia konta w systemie witkac.pl oraz złożenia oferty dostępna jest na stronie internetowej www.witkac.pl oraz na stronie internetowej www.mopsgdynia.pl - zakładka „Ogłoszenia i komunikaty - Konkursy".

4. Po wypełnieniu elektronicznego formularza ofert, należy z systemu wydrukować „Potwierdzenie złożenia oferty" a następnie należy ten dokument podpisać przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w sprawach majątkowych (zgodnie z dokumentem KRS/bądź innym rejestrem lub których uprawnienia wynikają z załączonych pełnomocnictw), opieczętować i dostarczyć w wersji papierowej osobiście do siedziby ZPS w Gdyni przy ul. Wejherowskiej 65, 81-049 Gdynia, do dnia 16.10.2018 r.  do godziny 12:00, lub przesłać za pośrednictwem poczty lub poczty kurierskiej na ww. adres.
Wraz z „Potwierdzeniem złożenia oferty” oferent zobowiązany jest złożyć:
4.1. kopię aktualnego statutu lub innego, właściwego aktu erekcyjnego,
4.2. dokumenty poświadczające wykształcenie i kwalifikacje zawodowe wychowawców oraz kierownika placówki wsparcia dziennego.

5. W przypadku złożenia „Potwierdzenia złożenia oferty" wraz z wymaganymi załącznikami, o których mowa w ust. 4, za pośrednictwem poczty lub poczty kurierskiej, decyduje data wpływu do ZPS w Gdyni.

6. Oferty, które wpłyną po ww. terminie, nie będą podlegać ocenie.

7. W terminie 7 dni od upływu terminu składania ofert, lista oferentów, rodzaj zadania oraz wielkość wnioskowanej dotacji zostaną opublikowane:
7.1. w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Gdynia i ZPS w Gdyni,
7.2. na tablicy ogłoszeń w GCOP i ZPS w Gdyni,
7.3. na stronie miejskiego portalu internetowego: www.gdynia.pl.

8. Oferent przed zawarciem umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego, zobowiązany będzie ponadto do dostarczenia:
8.1. informacji o składzie osób reprezentujących: imiona i nazwiska osób, numery i serie dowodów osobistych, a także imię i nazwisko oraz numer telefonu osoby do kontaktów roboczych,
8.2. informacji o wydzielonym rachunku bankowym do obsługi dotacji;
8.3. umowy pomiędzy oferentami, którzy złożyli ofertę wspólną, określającą zakres ich świadczeń, składających się na realizację zdania publicznego;
8.4. potwierdzenie zawarcia umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z realizacją zadania publicznego. 

9. Ogłoszeniem konkursowe można pobrać ze strony internetowej BIP ZPS Gdynia: - zakładka „Otwarte konkursy ofert" lub odebrać w siedzibie ZPS w Gdyni, ul. Wejherowska 65.

XI. Tryb i kryteria stosowane przy wyborze ofert oraz termin dokonania wyboru oferty.

1. Decyzję o wynikach otwartego konkursu ofert oraz o wyborze oferty podejmuje Prezydent Miasta Gdyni w formie zarządzenia, po uprzednim zapoznaniu się z opinią Komisji Oceniającej.  
2. Procedura rozpatrywania ofert będzie obejmować ocenę formalną i ocenę merytoryczną. 
3. Ocena formalna będzie obejmowała sprawdzenie:
3.1. zachowania terminu złożenia oferty,
3.2. złożenia oferty (w systemie witkac.pl) wraz z załącznikiem nr 1.1 (dla każdego roku odrębnie) i załącznikiem nr 1.2 (dla każdego roku odrębnie), w terminie do dnia 15.10.2018r. do godz. 23.59.
3.3. dostarczenia „Potwierdzenia złożenia oferty" wraz z kompletem wymaganych załączników podpisanych przez osoby upoważnione, do siedziby ZPS w Gdyni w terminie do dnia 16.10.2018r. do godz. 12:00,
3.4. zachowania warunków i wymogów określonych w niniejszym ogłoszeniu,
3.5. wypełnienia wszystkich oświadczeń w końcowej części Oferty, 
3.6. załączenia wszystkich wymaganych dokumentów. 

4. Oferty niespełniające wymogów formalnych podlegają odrzuceniu.

5. Komisja Oceniająca będzie analizować merytoryczną zawartość złożonych ofert posługując się kartą oceny oferty. Komisja Oceniająca dokona oceny poszczególnych ofert oraz przyzna im odpowiednią liczbę punktów za każde kryterium. Kryteria dzielą się na kryteria oceny ustawowej oraz kryteria oceny dodatkowej:

I. Ocena formalna wniosku oraz ocena rzetelności oferenta (ocena dokonywana przez pracownika ZPS w Gdyni).

Czy oferta spełnia wymogi formalne określone w ogłoszeniu o konkursie?TAK/NIE  

II. 1 Kryteria oceny ustawowej (łącznie można zdobyć do 60 punktów).

1. Ocena możliwości realizacji zadania publicznego przez oferenta. TAK/NIE
2. Analiza i ocena realizacji zadań publicznych w latach poprzednich (rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczania otrzymanych środków) 0 - 5 pkt  
3. Ocena kalkulacji kosztów realizacji zadania, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania 0 - 15 pkt
4. Wkład rzeczowy, osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków, a w przypadku wsparcia realizacji zadania – również planowany udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł 0 - 10 pkt
5. Ocena proponowanej jakości wykonania zadania i kwalifikacji osób, przy udziale których będzie realizowane zadanie 0 - 30 pkt

II. 2 Kryteria oceny dodatkowej (łącznie można zdobyć do 40 punktów)

1. Ocena dostępności i organizacji działania placówki 0 - 10 pkt
2. Ocena działań związanych z reintegracją rodziny i wspólnych zajęć dla dzieci i rodziców 0 - 10 pkt
3. Ocena działań animacyjnych w środowisku lokalnym 0 - 10 pkt
4. Ocena adekwatności oferty do problemów podopiecznych i profilu działań podejmowanych w placówce 0 - 10 pkt

6. Zlecający zadanie dokona wyboru oferty, w terminie do 21 dni od upływu terminu składania ofert, określonego w ogłoszeniu konkursowym.

7. Lista rankingowa, a także wykaz organizacji pozarządowych, którym przyznano dotację, rodzaj zleconego zadania i kwoty przyznanej na realizację zadania są publikowane :
7.1. w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Gdynia i ZPS w Gdyni,
7.2. na tablicy ogłoszeń w GCOP i ZPS w Gdyni,7.3. na stronie miejskiego portalu internetowego: www.gdynia.pl.

8. Prezydent Miasta Gdyni zastrzega sobie prawo do:
8.1. odwołania konkursu bez podania przyczyny,
8.2. zmiany terminu rozpoczęcia i zakończenia postępowania konkursowego, w tym przesunięcia terminu składania ofert,
8.3. zmiany terminu podjęcia decyzji, co do rozstrzygnięcia konkursu,
8.4. odmowy podpisania umowy i przyznania dotacji podmiotowi wyłonionemu w konkursie, gdy oferent:- utraci osobowość prawną,- zostaną ujawnione nieznane wcześniej okoliczności podważające wiarygodność merytoryczną i finansową Oferenta,- w wyniku kontroli dokumentacji finansowej i merytorycznej Oferenta okaże się, że wcześniej przyznana dotacja została wydana lub rozliczona nieprawidłowo.

9. Od decyzji Prezydenta Miasta Gdyni w sprawie wyboru ofert i udzielenia dotacji nie stosuje się trybu odwołania.

10. O wyniku konkursu oferenci zostaną powiadomieni na piśmie.

11. Szczegółowe warunki finansowania i rozliczania zadania publicznego będzie regulować umowa zawarta pomiędzy Prezydentem Miasta Gdyni a oferentem wybranym w wyniku otwartego konkursu ofert

XII. Informacja o zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku bieżącym i w roku poprzednim zadaniach tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami.

Na realizację zadań związanych z prowadzeniem Placówki Wsparcia Dziennego w dzielnicy Karwiny, Miasto Gdynia przeznaczyło w 2017 r. roku kwotę 97 600,00 zł oraz w 2018 r. kwotę

Rejestr zmian

Podmiot udostępniający: Urząd Miasta Gdyni
Wprowadził informację: Mariusz Barżykowski
Data udostępnienia informacji: 19.09.2018