Prowadzenie Gdyńskiego Centrum Organizacji Pozarządowych w latach 2019 - 2021

Prezydent Miasta Gdyni
 
ogłasza otwarty konkurs ofert dla podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego na wsparcie realizacji zadania polegającego na prowadzeniu Gdyńskiego Centrum Organizacji Pozarządowych w latach 2019 – 2021
 
I. Obsługa merytoryczna konkursu – przedstawiciel ogłaszającego konkurs:

Urząd Miasta Gdyni – Samodzielny referat ds. organizacji pozarządowych
ul. 3 Maja 27/31, 81-364 Gdynia, tel.: 58/662 36 78
 
II. Podstawa prawna konkursu:

Konkurs prowadzony jest na podstawie art. 4 ust. 1 pkt 13, pkt 27 i pkt 33 oraz art. 11 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 13 oraz pozostałych przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2018 r. poz. 450, 650, 723, 1365, Dz. U. 2019 r. poz. 37) zwanej dalej Ustawą oraz pozostałych przepisach prawa.
 
III. Termin składania ofert:

1. Oferty należy składać za pośrednictwem generatora ofert na stronie internetowej www.witkac.pl w terminie do 6 czerwca 2019 roku do godziny 23:59:59.
2. Po złożeniu oferty w generatorze, o którym mowa w ust. 1 należy dostarczyć do Urzędu Miasta Gdyni w terminie do 7 czerwca 2017 roku do godziny 16:00 wygenerowane potwierdzenie złożenia oferty podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania oferenta oraz odpowiednią stronę złożonej w generatorze oferty, przeznaczoną na zamieszczenie podpisów osób upoważnionych do reprezentowania oferenta, zawierającą podpisy osób upoważnionych do reprezentowania oferenta.
3. W przypadku składania powyższych dokumentów za pośrednictwem operatora pocztowego decyduje moment dotarcia przesyłki do Urzędu Miasta Gdyni.
 
IV. Rodzaj zadania, cele zadania oraz termin i warunki jego realizacji:

1. W ramach konkursu planowane jest wparcie realizacji zadania polegającego na prowadzeniu Gdyńskiego Centrum Organizacji Pozarządowych (GCOP). Celem głównym zadania, jest kompleksowe wspomaganie sektora obywatelskiego w Gdyni, w szczególności w zakresie powstawania i funkcjonowania organizacji pozarządowych działających na rzecz mieszkańców miasta oraz rozwoju aktywności obywatelskiej. Oferta powinna zawierać autorską koncepcję działania i rozwoju centrum przy wykorzystaniu działań obligatoryjnych opisanych w ust. 2 oraz działań dodatkowych ukierunkowanych na organizacje pozarządowe działające na rzecz mieszkańców Gdyni, a także na osoby i inicjatywy zmierzające do takiego działania, zwane dalej „organizacjami”.
2. Koncepcja, o której mowa w ust. 1 musi zakładać i szczegółowo opisywać sposób realizacji działań służących realizacji celów szczegółowych zadania, którymi w szczególności są:
1)      wzmacnianie potencjału, kompetencji i wsparcie organizacji poprzez:
a)      organizację lub współorganizację w okresie trwania zadania przynajmniej 12 szkoleń (dla przynajmniej 180 uczestników łącznie) podnoszących kompetencje w zakresie funkcjonowania organizacji pozarządowych – koncepcja powinna zawierać liczbę szkoleń oraz planowaną liczbę uczestników, proponowany zakres tematyczny (ostateczny zakres tematyczny szkoleń w ramach określonego limitu podlegać będzie uzgodnieniu z przedstawicielem ogłaszającego konkurs);
b)      prowadzenie bieżącego doradztwa w zakresie tworzenia organizacji i zarządzania nimi w całym okresie trwania zadania – oferent powinien wskazać proponowane zakresy doradztwa oraz czas oczekiwania na udzielenie porady; zakres tematyczny doradztwa może być podzielony na grupy wyszczególnione ze względu na czas oczekiwania na poradę;
c)      prowadzenie bieżącego doradztwa w zakresie informowania o źródłach i możliwościach finansowania działań organizacji pozarządowych, w szczególności o sposobach i procedurach dotyczących dofinansowania realizacji zadań publicznych zlecanych przez miasto;
d)      powiadamianie organizacji pozarządowych o ogłaszanych przez Prezydenta Miasta Gdyni otwartych konkursach ofert na realizację zadań publicznych oraz o innych działaniach i możliwościach, które mogą być przez nie wykorzystywane dla rozwijania własnego potencjału – z własnej inicjatywy oraz na wniosek przedstawiciela ogłaszającego konkurs;
2)      inicjowanie, prowadzenie, koordynowanie i wspieranie działań mających na celu promocję organizacji i ich działań poprzez:
a)      inicjowanie, koordynowanie i wspieranie Kampanii 1% – corocznej akcji promującej przekazywanie 1% podatku (za rok 2019 oraz za rok 2020) na organizacje pożytku publicznego działające na rzecz mieszkańców Gdyni, we współpracy z organizacjami pozarządowymi – koncepcja powinna zawierać proponowane w ramach kampanii działania i terminy, zaś ostateczny kształt realizowanej kampanii podlegać będzie uzgodnieniu z przedstawicielem ogłaszającego konkurs;
b)      realizację (kontynuację) istniejącego planu wystaw artystycznych;
c)      wydanie Gdyńskiego Kalendarza Pozarządowego na rok 2020 oraz na rok 2021 – koncepcja powinna określać jego formę, nakład oraz pomysły na innowacje w zakresie tego przedsięwzięcia;
d)      organizację we współpracy z organizacjami co najmniej dwukrotnie w okresie realizacji zadania Gdyńskiej Strefy Pozarządowej - przedsięwzięcia mającego na celu zaprezentowanie mieszkańcom Gdyni i osobom odwiedzającym Gdynię działalności organizacji pozarządowych przy okazji imprez miejskich – koncepcja powinna zawierać proponowane w ramach przedsięwzięcia działania, zaś ostateczny kształt realizowanych aktywności podlegać będzie uzgodnieniu z przedstawicielem ogłaszającego konkurs;
e)      obsługę i aktualizację danych w Gdyńskim Banku Danych o organizacjach pozarządowych, w tym zachęcanie organizacji do rejestracji i aktualizacji tych danych – oferent musi zobowiązać się do przesyłania do przedstawiciela ogłaszającego konkurs aktualnej, elektronicznej wersji Gdyńskiego Banku Danych (w każdy pierwszy poniedziałek miesiąca – zakres zbieranych danych (Ankieta Gdyńskiego Banku Danych) podlega uzgodnieniu z przedstawicielem ogłaszającego konkurs;
f)       prowadzenie profilu w mediach społecznościowych oraz strony www Gdyńskiego Centrum Organizacji Pozarządowych – oferent musi się zobowiązać do przekazania przedstawicielowi ogłaszającego konkurs loginu i hasła umożliwiającego logowanie do wszystkich profili w mediach społecznościowych prowadzonych w ramach realizacji zadania, w terminie 3 dni od zakończenia realizacji zadania;
3)      inicjowanie, koordynację i wspieranie działań mających na celu integrację i wsparcie sektora organizacji pozarządowych poprzez:
a)      organizację Gdyńskiego Forum Pozarządowego – corocznego spotkania plenarnego gdyńskich organizacji pozarządowych – koncepcja powinna zawierać proponowany program forum, zaś ostateczny program forum podlegać będzie uzgodnieniu z przedstawicielem ogłaszającego konkurs i Gdyńską Radą Działalności Pożytku Publicznego;
b)      organizację spotkań, w tym integracyjnych dla liderów i przedstawicieli gdyńskiego III sektora – koncepcja powinna zawierać propozycję liczby spotkań, określenie ich formy oraz sposobu zachęcania uczestników do udziału w spotkaniach.
4)      działania mające na celu promocję i rozwój wolontariatu – koncepcja powinna zawierać plan rozwoju wolontariatu w Gdyni, promocji wolontariatu, szkolenia dla wolontariuszy i dla organizacji pozarządowych w zakresie korzystania ze świadczeń wolontariuszy (niezależnie od szkoleń, o których mowa w punkcie 1a); do realizacji tych działań oferent może wykorzystać nieodpłatnie licencję na użytkowanie portalu pośrednictwa wolontariatu – „Ochotnicy Gdyńscy”;
5)      użyczanie przestrzeni w lokalu Gdyńskiego Centrum Organizacji Pozarządowych na potrzeby działań statutowych organizacji (dostępność 5 dni w tygodniu przez 11 godzin dziennie);
6)      udostępnianie adresu Gdyńskiego Centrum Organizacji Pozarządowych dla celów korespondencyjnych organizacji;
7)      działania mające na celu wspomaganie rozwoju i integracji społeczności lokalnych, grup społecznych oraz inicjatyw nieformalnych – koncepcja powinna zawierać propozycje konkretnych działań mających na celu pobudzanie zaangażowania mieszkańców w  różne formy aktywności społecznej, kreowanie, animowanie i koordynowanie działań wzmacniających potencjał społeczności lokalnych oraz zwiększanie partycypacji mieszkańców w życiu społecznym i udziału mieszkańców w rozwiązywaniu ważnych kwestii społecznych;
8)      wypracowanie koncepcji rozwoju współpracy Miasta z organizacjami pozarządowymi na lata 2021-2026, przy współudziale gdyńskich organizacji pozarządowych – poprzez organizację i moderowanie cyklu „dyskusji sektorowych”, której rezultatem będzie pisemny raport o potrzebach i oczekiwaniach przedstawicieli III sektora związanych, uwzględniający możliwości Miasta i potencjał gdyńskich organizacji pozarządowych.
3. W ramach budżetu dotacji lub ze środków własnych, oferent może zaproponować dodatkowe działania, ponad określone powyżej minimum. Mogą one dotyczyć zarówno poszerzenia opisanego wyżej zakresu jak i realizacji innych działań, które przyczynią się do realizacji celu głównego.
4. Miejscem realizacji zadania jest miasto Gdynia, a adresatami zadania mieszkańcy Gdyni oraz organizacje pozarządowe i inicjatywy obywatelskie działające na rzecz mieszkańców Gdyni.
5. Podstawowe działania w ramach zadania realizowane będą w lokalu przy ul. 3 maja 27/31 w Gdyni. Część lokalu przeznaczona do realizacji zadania zostanie powierzona nieodpłatnie podmiotowi, którego oferta zostanie wybrana. Koszty eksploatacyjne powierzonego lokalu wynoszą w przybliżeniu 45 000 zł rocznie i należy je uwzględnić w kosztorysie zadania (kwota obejmuje również koszt mediów i sprzątania lokalu). Oferent w umowie użyczenia lokalu zobowiąże się do sprawowania pieczy nad powierzonym lokalem.
6. Składane oferty powinny zawierać opis konkretnego przedsięwzięcia, którego realizacja rozpoczyna się 1 lipca 2019 roku i zakończy dnia 30 czerwca 2021 roku.
7. Oferent musi wykazać, że dysponuje zasobami rzeczowymi i kadrowymi oraz wiedzą i doświadczeniem niezbędnymi do realizacji zadania zgodnie ze złożoną ofertą oraz opisać jakie działania na rzecz gdyńskiego sektora obywatelskiego prowadził w ciągu trzech lat poprzedzających ogłoszenie niniejszego konkursu.
8. Oferent musi załączyć do oferty propozycję regulaminu określającego zasady korzystania przez organizacje z oferowanych przez siebie w ramach realizacji zadania działań. Rozwiązania przyjęte w regulaminie muszą zapewniać wszystkim zainteresowanym organizacjom równy dostęp do tych działań oraz transparentną procedurę korzystania z tego wsparcia – ostateczna forma ww. regulaminu będzie podlegać uzgodnieniu z przedstawicielem ogłaszającego konkurs.
9. Oferent musi określić sposoby dokumentowania poszczególnych działań realizowanych w ramach zadania, rezultaty tych działań (w szczególności rezultaty twarde) oraz proponowane mierniki osiągnięcia tych rezultatów.
10. Oferent musi zobowiązać się do zapewnienia dostępności Gdyńskiego Centrum Organizacji Pozarządowych dla osób i podmiotów korzystających w oferty (dostępność całej oferty) w dni robocze w godzinach od 9:00 do 18:00, z zastrzeżeniem zapisów z ust. 2 pkt 5. Oferent może założyć dostępność w szerszym zakresie czasowym.
11. Oferta nie może zakładać przeznaczenia środków pochodzących z dotacji na:
1)      przedsięwzięcia, które są dofinansowywane z budżetu miasta Gdyni lub jego funduszy celowych na podstawie przepisów szczególnych;
2)      pokrycie deficytu zrealizowanych wcześniej przedsięwzięć;
3)      budowę, zakup budynków lub lokali, zakup gruntów;
4)      działalność gospodarczą;
5)      zakup środków trwałych;
6)      udzielanie pomocy finansowej osobom fizycznym;
7)      działalność polityczną i religijną.
12. Po uzyskaniu pisemnej zgody ogłaszającego konkurs dopuszcza się zmiany w planie i harmonogramie działań w zakresie sposobów czy terminów realizacji poszczególnych działań, jednak zmiany te nie mogą zmieniać istoty zadania publicznego, jego celu głównego czy celów szczegółowych zadania.   
 
V. Wysokość środków publicznych przewidzianych na dofinansowanie realizacji zadania oraz zasady dokonywania przesunięć w zakresie ponoszonych wydatków:

1. Wysokość środków publicznych przewidzianych na dofinansowanie realizacji zadania objętego niniejszym konkursem wynosi 530 000 zł, w tym:
1)      w 2019 roku 140 000 zł;
2)      w 2020 roku 260 000 zł;
3)      w 2021 roku 130 000 zł.
2. Bez zgody ogłaszającego konkurs dopuszcza się dokonywanie przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów, określonymi w będącej załącznikiem do umowy kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania w danym roku budżetowym, zgodnie z następującymi zasadami:
1)      dopuszcza się przesunięcia z poszczególnych pozycji kosztów realizacji działań do poszczególnych pozycji kosztów administracyjnych, o ile przesunięcia nie spowodują zwiększenia sumy kosztów administracyjnych w danym roku budżetowym o więcej niż 5%, a suma kosztów realizacji danego działania w danym roku budżetowym nie ulegnie zmniejszeniu o więcej niż 20% i suma kosztów realizacji wszystkich działań w danym roku budżetowym nie ulegnie zmniejszeniu o więcej niż 10%; 
2)      dopuszcza się przesunięcia z poszczególnych pozycji kosztów administracyjnych do poszczególnych pozycji kosztów realizacji działań w dowolnej wysokości, o ile przesunięcia te nie spowodują zakłóceń w realizacji zadania;
3)      dopuszcza się przesunięcia pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów realizacji danego działania w danym roku budżetowym w dowolnej wysokości, o ile nie zmieni się suma kosztów danego działania w danym roku budżetowym;
4)      dopuszcza się przesunięcia pomiędzy poszczególnymi pozycjami z różnych działań w danym roku budżetowym, o ile suma kosztów poszczególnych działań nie zwiększy się o więcej niż 10%, ani nie zmniejszy o więcej niż 20%;
5)      dopuszcza się przesunięcia pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów administracyjnych w danym roku budżetowym, o ile nie zmieni się ich suma.
3. W ramach przesunięć, o których mowa w ust. 2 dopuszcza się zwiększenie nie więcej niż o 5% sumy kosztów osobowych dla całego zadania w danym roku budżetowym oraz nie więcej niż 8% sumy kosztów osobowych wydatkowanych w ramach jednego działania w danym roku budżetowym lub w ramach jednej pozycji kosztów administracyjnych w danym roku budżetowym.
4. Przesunięcia wykraczające poza ramy określone w ust. 2 i 3 wymagają podpisania aneksu do umowy.  
 
VI. Zasady przyznawania dotacji:

1. Merytorycznie oceniane będą wyłącznie oferty spełniające łącznie wszystkie wymogi określone w niniejszym ogłoszeniu oraz w obowiązujących przepisach prawa.
2. Oferta musi być złożona według wzoru określonego w rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018, poz. 2057). Generator ofert zapewnia właściwy wzór składanej oferty.
3. Oferta musi być złożona przez organizację pozarządową albo podmiot wymieniony w art. 3 ust. 3 ustawy. Dopuszcza się możliwość składania ofert wspólnych. Oferent może założyć realizację części działań przez podmiot niebędący stroną umowy w trybie art. 16 ust. 4 ustawy.
4. Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w sprawach majątkowych w imieniu oferenta/(ów).
5. Cele i sposoby ich realizacji określone w statucie oferenta/(ów) muszą upoważniać go do realizacji działań określonych w ogłoszeniu oraz w złożonej ofercie.
6. W przypadku planowanego pobierania opłat od adresatów zadania publicznego statut lub inny akt wewnętrzny oferenta musi zawierać odpowiednie zapisy o zakresie działalności odpłatnej oferenta/(ów).
8. Dodatkowe załączniki wymagane do oferty:
a)      umowa partnerska lub oświadczenie partnera w przypadku wskazania partnera;
b)      ankieta/ankiety Gdyńskiego Banku o Organizacjach Pozarządowych;
c)      propozycja regulaminu, o którym mowa w punkcie IV.8 ogłoszenia;
d)      inne dokumenty potwierdzające fakty, zdarzenia lub czynności na które oferent powołuje się w ofercie (umowy, wstępne zgody, oświadczenia, zaświadczenia, życiorysy, listy intencyjne).
9. Załączone dokumenty należy załączyć w generatorze ofert witkac.pl
 
VII. Tryb i kryteria wyboru oferty oraz termin dokonania wyboru ofert:

1. Wybór oferty jest dokonywany w trybie przewidzianym dla otwartego konkursu ofert przeprowadzonego na podstawie przepisów Ustawy oraz Programu Rocznego Współpracy miasta Gdyni z organizacjami pozarządowymi.
2. Prezydent Gdyni po zasięgnięciu opinii Komisji Oceniającej, w drodze zarządzenia podejmie decyzję o wyborze oferenta, któremu zostanie przyznana dotacja.
3. Kryteria brane pod uwagę przy wydawaniu opinii oraz przypisane im wartości punktowe:
1) Kryteria oceny ustawowej: 0-60 punktów:

Nazwa kryterium / Wartość punktowa

Ocena możliwości realizacji zadania publicznego przez oferenta. / TAK / NIE

Analiza i ocena realizacji zadań publicznych w latach poprzednich (rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczania otrzymanych środków) / 0-5 punktów

Ocena kalkulacji kosztów realizacji zadania, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania / 0-15 punktów

Wkład rzeczowy, osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków, a w przypadku wsparcia realizacji zadania – również planowany udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł / 0-10 punktów

Ocena proponowanej jakości wykonania zadania i kwalifikacji osób, przy udziale których będzie realizowane zadanie / 0-30 punktów

2) Kryteria oceny dodatkowej: 0-40 punktów

Nazwa kryterium / Wartość punktowa

Ocena koncepcji działania i rozwoju centrum, jako kluczowej jednostki wspierającej rozwój aktywności obywatelskiej w Gdyni, w szczególności ocena zakresu, jakości i skali zaproponowanych działań w kluczowych obszarach zadania, określonych w części IV.2 ogłoszenia w punktach 1a, 1b, 2a, 4 oraz 7 i 8 / 0-20 punktów

Ocena udokumentowanej przez oferenta działalności na rzecz gdyńskiego sektora obywatelskiego w okresie wskazanym w punkcie IV.7 / 0-10 punktów

Współpraca z innymi organizacjami – włączenie w realizację zadania innych organizacji pozarządowych / 0-5 punktów

Ocena zakładanej promocji centrum i jego usług – rozumiana jako ocena adekwatności, efektywności i skuteczności zaproponowanych przez oferenta sposobów na docieranie do organizacji, osób i grup mających być beneficjentami zadania / 0-5 punktów
 
4. Rozstrzygnięcie konkursu nastąpi w terminie do 28 czerwca 2019 r.
5. O wyniku konkursu oferenci zostaną powiadomieni na piśmie oraz za pośrednictwem generatora ofert.
 
VIII. Realizacja zadań publicznych tego samego rodzaju:
Na realizację zadania w analogicznym przedziale czasowym w latach 2017 – 2019 przeznaczono 460.000 zł.

Rejestr zmian

Podmiot udostępniający: Urząd Miasta Gdyni
Wprowadził informację: Salwiusz Marchel
Data udostępnienia informacji: 16.05.2019