Regulamin Organizacyjny Gdyńskiego Centrum Sportu

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
GDYŃSKIEGO CENTRUM SPORTU
 
Rozdział I
Postanowienia ogólne
 
§1
Regulamin Organizacyjny Gdyńskiego Centrum Sportu, zwany dalej Regulaminem, określa strukturę wewnętrzną, zasady organizacji i funkcjonowania jednostki oraz zakresy działania komórek organizacyjnych wchodzących w jej skład.
 
§2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
Statucie - należy przez to rozumieć Statut Gdyńskiego Centrum Sportu, stanowiący załącznik nr 1 do Uchwały Rady Miasta Gdyni nr XIV/289/15 z dnia 25 listopada 2015 r. w sprawie zmiany Statutu Gdyńskiego Centrum Sportu,
Dyrektorze  - należy przez to rozumieć  Dyrektora GCS,
Zastępcy Dyrektora - należy przez to rozumieć Zastępcę Dyrektora GCS,
Głównym Księgowym - należy przez to rozumieć Głównego Księgowego GCS,
GCS, jednostce – należy przez to rozumieć Gdyńskie Centrum Sportu - jednostkę budżetową,
dziale, zespole odrębnym, zespole wyodrębnionym w ramach Działu, samodzielnym stanowisku, kierowniku, zastępcy kierownika, koordynatorze - należy przez to rozumieć odpowiednio komórkę organizacyjną - dział, zespół odrębny, zespół wyodrębniony w ramach Działu, samodzielne stanowisko, kierownika/zastępcę kierownika działu/zespołu odrębnego, koordynatora zespołu odrębnego oraz koordynatora zespołu wyodrębnionego, wchodzących w skład GCS,
schemacie organizacyjnym – należy przez to rozumieć schemat organizacyjny GCS stanowiący załącznik do niniejszego Regulaminu.
 
§ 3
GCS jest jednostką organizacyjną Gminy Miasta Gdyni nie posiadającą osobowości prawnej, działającą w formie jednostki budżetowej.
GCS ma siedzibę w Gdyni.
Terytorialny zasięg działania GCS obejmuje obszar Gminy Miasta Gdyni.
 
§ 4
GCS działa na podstawie powszechnie obowiązującego prawa Rzeczypospolitej Polskiej, na podstawie Statutu GCS oraz innych wewnętrznych przepisów GCS, wydanych w formie Zarządzeń Dyrektora.
 
§ 5
Nadrzędnym celem działania GCS jest realizacja zadań z zakresu kultury fizycznej,
w rozumieniu  ustawy o sporcie, w zakresie wskazanym w Statucie i innych odpowiednich aktach prawnych.
 
§ 6
W rozumieniu ustawy – Kodeks Pracy, obowiązki pracowników GCS, organizację pracy
i porządek wewnętrzny w GCS, zasady wynagradzania i wyróżniania pracowników oraz inne sprawy związane ze stosunkiem pracy określają: ustawa Kodeks Pracy, ustawa o pracownikach samorządowych, Regulamin Pracy GCS, Regulamin Wynagradzania GCS i inne akty wydane przez  Dyrektora, także w drodze Zarządzenia.
Zasady gospodarowania funduszem świadczeń socjalnych określa regulamin wydany przez Dyrektora w drodze Zarządzenia.
 
Rozdział II
Kierownictwo GCS
§ 7
Kierownikiem GCS jest Dyrektor.
Dyrektor kieruje jednostką na podstawie pełnomocnictw udzielonych przez Prezydenta Miasta Gdyni.
Dyrektor kieruje pracą GCS przy pomocy Zastępców Dyrektora.
 
§ 8
Do zadań i kompetencji Dyrektora GCS należy w szczególności:
realizowanie zadań statutowych,
kształtowanie polityki i strategii GCS w zakresie zadań realizowanych przez jednostkę,
nadzorowanie i koordynacja pracy Zastępców Dyrektora oraz podległych komórek organizacyjnych,
organizowanie pracy GCS i kierowanie bieżącymi sprawami,
reprezentowanie GCS na zewnątrz,
monitorowanie pracy pracowników GCS oraz bezpośrednio podległych komórek organizacyjnych,
systematyczne gromadzenie informacji o stanie gospodarki GCS, realizowanie zadań zleconych przez Prezydenta Miasta Gdyni oraz współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Gdyni oraz innymi jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasta Gdyni,
podejmowanie decyzji dotyczących gospodarki finansowej GCS,
wykonywanie uprawnień i obowiązków pracodawcy wobec pracowników GCS z zakresu prawa pracy, w tym decydowanie w sprawach polityki kadrowej,
podpisywanie i zatwierdzanie pism oraz dokumentów w sprawach objętych merytorycznym zakresem działania,
podejmowanie decyzji w sprawie określenia procedur regulujących sposób działalności GCS,
podejmowanie decyzji w zakresie mienia GCS w granicach udzielonego pełnomocnictwa,
realizacja zadań przekazanych Dyrektorowi przez Prezydenta Miasta Gdyni w oparciu
o udzielone pełnomocnictwa i upoważnienia,
zapewnienie funkcjonowania adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej.
  § 9
Dyrektora GCS podczas nieobecności zastępuje wyznaczony przez niego Zastępca Dyrektora na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
W przypadku nieobecności Dyrektora i Zastępców Dyrektora zastępstwo pełni wyznaczony pracownik jednostki na mocy udzielonego pełnomocnictwa. 
 
§ 10
Zastępcy Dyrektora nadzorują i koordynują działalność przyporządkowanych im komórek organizacyjnych, zgodnie ze schematem organizacyjnym.
Do zadań Zastępców Dyrektora należy w szczególności:
kształtowanie polityki i strategii GCS w zakresie zadań realizowanych przez podległe komórki organizacyjne,
nadzór nad realizacją zadań statutowych przez podległe komórki organizacyjne zgodnie z przypisanymi zakresami zadań,
nadzór nad sposobem prowadzenia spraw przez pracowników podległych komórek organizacyjnych,
zatwierdzanie pism oraz dokumentów w sprawach objętych merytorycznym zakresem działania,
raportowanie Dyrektorowi jednostki o sposobie realizacji zadań przez podległe komórki organizacyjne,
wykonywanie innych czynności zleconych przez Dyrektora w ramach kompetencji służbowych.
 
 
Rozdział III
Struktura organizacyjna GCS
 
§ 11
Funkcjonowanie GCS opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania i podziału czynności.
Zasady określone w ust. 1 nie wykluczają możliwości funkcjonowania w GCS komisji, zespołów projektowych i innych wewnętrznych organów.
Zadania i obowiązki każdego z pracowników GCS, realizowane na poszczególnych stanowiskach, są opisane w zakresach obowiązków dołączonych do akt pracowniczych.
 
 
§ 12
Gospodarkę finansową GCS oraz obsługę finansowo – księgową jednostki, wykonując zadania i kompetencje określone przez Dyrektora z uwzględnieniem przepisów szczegółowych, dotyczących praw i obowiązków głównych księgowych, prowadzi Główny Księgowy.
Główny Księgowy nadzoruje pracę Działu Finansowego.
W przypadku nieobecności Głównego Księgowego zastępstwo pełni Zastępca Głównego Księgowego lub inny pracownik wyznaczony przez Głównego Księgowego na piśmie.
Działając w zakresie spraw powierzonych przez Dyrektora, Główny Księgowy
w szczególności wykonuje obowiązki i odpowiedzialność w zakresie:
prowadzenia rachunkowości jednostki,
wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,
dokonywania wstępnej kontroli:
zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
kompetentności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych
i finansowych.
 
§ 13
W strukturze organizacyjnej GCS jako komórki organizacyjne funkcjonują: działy, zespoły odrębne lub wyodrębnione, samodzielne stanowiska pod zwierzchnictwem kadry kierowniczej.
 
§ 14
Ustala się bezpośredni nadzór nad poszczególnymi działami, zespołami i samodzielnymi stanowiskami pracy w/g następującego podziału:
Dyrektor – kieruje pracą GCS, zgodnie ze schematem organizacyjnym,
Zastępcy Dyrektora – działy/zespoły, zgodnie ze schematem organizacyjnym,
Główny Księgowy – Dział Finansowy,
Kierownik Działu Kadr i Płac – Dział Kadr i Płac,
Kierownik Działu Administracyjnego – Dział Administracyjny,
Kierownik Działu Sportu – Dział Sportu,
Kierownik Działu Zamówień Publicznych i Inwestycji – Dział Zamówień Publicznych i Inwestycji, tj. nad wyodrębnionymi funkcjonalnie w ramach Działu podporządkowanymi Kierownikowi Działu Zespołami: Zespołem ds. Zamówień Publicznych i Zespołem ds. Inwestycji, których prace koordynują Koordynatorzy ww. Zespołów,
Kierownik Informacji Turystycznej – Dział Informacji Turystycznej,
Kierownik Działu Promocji – Dział Promocji,
Kierownik Działu Informatyki – Dział Informatyki,
Kierownik Stadionu Miejskiego - Działu Technicznego – Dział Stadion Miejski - Dział Techniczny,
Kierownik Gdynia Arena – Dział Gdynia Arena,
Kierownik - gospodarz Narodowego Stadionu Rugby – Zespół Narodowy Stadiony Rugby,
Kierownik - gospodarz Obiektów Olimpijska – Zespół Obiekty Olimpijska,
Kierownik - gospodarz Obiektów Zewnętrznych i Konserwatorów – Zespół Obiekty Zewnętrzne i Konserwatorzy,
Kierownik Obiektów Nadmorskich – Dział Obiekty Nadmorskie,
Kierownik - gospodarz Ośrodka Hipoterapii – Zespół Ośrodek Hipoterapii,
Koordynator Zespołu Współpracy z Klubami – Zespół Współpracy z Klubami.
Pracownicy wymienieni w ust.1 są pracownikami funkcyjnymi.
Pracownikami funkcyjnymi są również pracownicy, którym w zakresach czynności powierzono pełnienie obowiązków, o których mowa w ust.1.
Ustala się wykaz symboli literowych komórek organizacyjnych jak poniżej:
 
1) Kadrę zarządzającą – GCS.ZARZ,
2) Działy:
Finansowy – GCS.DFO,
Kadr i Płac – GCS.DKA,
Sportu – GCS.DSP,
Zamówień Publicznych i Inwestycji – GCS.DZPI,
Promocji – GCS.DPR,
Administracyjny –  GCS.DA,
Informatyki –  GCS.DI,
Informacja Turystyczna – GCS.IT,
Stadion Miejski - Dział Techniczny– GCS.SMT,
Obiekty Nadmorskie – GCS.DON,
Gdynia Arena – GCS.DGA,
 
3) Zespoły Odrębne:
Narodowy Stadion Rugby – GCS.NSR,
Obiekty Olimpijska – GCS.OBO,
Obiekty Zewnętrzne i Konserwatorzy – GCS.ZKOZ,
Ośrodek Hipoterapii – GCS.OH,
Współpracy z Klubami – GCS.WSK,
 
4) Samodzielne stanowiska realizujące zadania GCS:
Sekretariat – GCS.SEKR.,
Radca prawny – GCS.PRAW.,
Samodzielne stanowisko ds. BHP – GCS.BHP.,
Samodzielne stanowisko menedżer ds. eventów – GCS.EM.,
Samodzielne stanowisko ds. żeglarstwa – GCS.YCHT.,
Samodzielne stanowisko Inspektor Ochrony Danych – GCS.IOD.”
 
§ 15
Do zadań i kompetencji pracowników funkcyjnych w ramach podległych im komórek organizacyjnych należy w szczególności:
organizowanie i nadzorowanie prac podległych im pracowników,
ponoszenie pełnej odpowiedzialności wobec Dyrektora oraz bezpośredniego przełożonego za prawidłową organizację, skuteczną realizację zadań oraz wykonywanie zarządzeń, poleceń i decyzji Dyrektora,
ponoszenie odpowiedzialności w ramach powierzonych zadań, obowiązków, kompetencji i posiadanych środków za merytoryczną i formalną prawidłowość, legalność, celowość, rzetelność i gospodarność wydatków oraz za przestrzeganie dyscypliny budżetowej,
przygotowywanie analiz, opinii, bieżących informacji, sprawozdań na temat organizacji
i realizacji zadań powierzonych działowi/zespołowi,
nadzór nad wyposażeniem będącym w dyspozycji działu/zespołu,
wykonywanie innych zadań poleconych przez przełożonych lub określonych
w odrębnych przepisach,
w sprawach nie zastrzeżonych do wyłącznej właściwości Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora, podejmowanie samodzielnych działań w ramach zadań przynależnych do poszczególnych działów, na podstawie pisemnych, imiennych upoważnień nadanych przez Dyrektora GCS.
 
§ 16
Do zadań i kompetencji pracowników funkcyjnych w ramach współpracy z pozostałymi komórkami organizacyjnymi GCS należy w szczególności:
współuczestniczenie w tworzeniu rocznego planu działania GCS, w tym projektu budżetu i planu finansowego GCS, tworzeniu planu zamówień publicznych, opracowanie programów pracy działów, zespołów oraz ich realizowanie, dokonywanie analiz kosztów oraz realizacji poszczególnych zadań,
współdziałanie z pozostałymi pracownikami funkcyjnymi w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji, niezbędnych w celu realizacji zadań poszczególnych komórek organizacyjnych.
 
§ 17
Do obowiązków wszystkich pracowników GCS należy w szczególności:
znajomość przepisów prawa dotyczących zakresu zajmowanego stanowiska
i przydzielonych obowiązków oraz wewnętrznych aktów prawnych i ich właściwe stosowanie,
rzetelne i terminowe wykonywanie powierzonych zadań,
przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych w zakresie przewidzianym przez przepisy  prawa,
zachowanie w tajemnicy wiadomości, danych i informacji, z którymi zapoznali się
w czasie pełnienia obowiązków oraz zachowania w tajemnicy sposobów
ich zabezpieczenia.
 
§ 18
Komórki organizacyjne GCS realizują w szczególności następujące zadania:
 
DZIAŁ FINANSOWY:
opracowywanie projektów i planu dochodów i wydatków budżetu;
przygotowywanie projektów zmian w planach dochodów i wydatków;
opracowywanie instrukcji i regulaminów wewnętrznych w zakresie zadań działu
w oparciu o obowiązujące przepisy;
nadzór i kontrola nad planowaniem wydatków i dochodów w celu racjonalnego dysponowania środkami budżetowymi przez kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych oraz współdziałanie z komórkami organizacyjnymi w celu zapewnienia prawidłowego wykonania wydatków i realizacji dochodów;
prowadzenie obsługi finansowo-księgowej (realizacja wydatków rzeczowych
w ramach posiadanego planu wydatków, realizacja dochodów budżetowych w ramach posiadanego planu, prowadzenie obsługi kasowej, pełna obsługa finansowo-księgowa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, terminowe regulowanie zobowiązań);
pełne prowadzenie sprawozdawczości wynikające z obowiązujących przepisów finansowo-księgowych;
sporządzanie sprawozdań GUS w zakresie pracy działu;
sporządzanie deklaracji VAT i innych wymaganych przepisami prawa;
sporządzanie bilansu i analizy opisowej do bilansu;
koordynacja i prowadzenie projektu oraz prace związane z rozbudową programu ewidencji zakupu GCS.
 
DZIAŁ KADR I PŁAC:
realizowanie polityki kadrowej zgodnie z rocznym planem etatów i wynagrodzeń;
przygotowywanie regulaminów, procedur i innych dokumentów w zakresie zadań działu w oparciu o obowiązujące przepisy;
kierowanie pracowników na badania lekarskie wstępne, okresowe i kontrolne zgodnie z aktualnymi potrzebami i terminami;
współpraca przy działaniach związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy, w tym związanych m.in. ze szkoleniami pracowników i wypadkami przy pracy;
zgłaszanie do szkolenia nowo przyjętych pracowników, wolontariuszy oraz osób przyjętych na staże i praktyki;
zgłaszanie roszczeń z tytułu wypadków do ZUS;
prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem grupowym pracowników;
prowadzenie ewidencji ruchu kadrowego i spraw osobowych pracowników zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa, regulaminami wynagradzania i pracy, 
w szczególności: prowadzenie akt osobowych oraz ich bieżąca aktualizacja, nabór na wolne stanowiska urzędnicze oraz na pozostałe stanowiska, przygotowywanie dokumentacji dotyczącej zatrudniania i zwalniania pracowników;
przygotowywanie wniosków dotyczących wypłat nagród jubileuszowych i odpraw emerytalno-rentowych;
ocena okresowa pracowników na stanowiskach urzędniczych;
prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, urlopów, zwolnień lekarskich
i innych zwolnień od pracy;
przygotowywanie list płac dotyczących wypłat wynagrodzeń osobowych, zasiłków  oraz  innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, dokonywanie potrąceń
z wynagrodzeń, w tym komorniczych;
przygotowywanie umów cywilno-prawnych na podstawie składanych wniosków
i realizacja ich wypłat;
przygotowywanie wypłat nagród przyznawanych przez Prezydenta Miasta Gdyni dla  sportowców za  wybitne osiągnięcia sportowe;
sporządzanie deklaracji, raportów i sprawozdań wynikających z wynagrodzeń osobowych i bezosobowych, rozliczeń miesięcznych i rocznych z Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, PFRON i GUS dotyczących zatrudnienia;
przygotowywanie i realizacja umów i Zarządzeń Dyrektora dotyczących:
dokształcania pracowników,
praktyk zawodowych i staży,
wolontariatu,
używania samochodu prywatnego do celów służbowych,
używania telefonu prywatnego do celów służbowych,
zwrotu kosztów zakupu okularów korekcyjnych,
delegacji służbowych krajowych i zagranicznych.,
 
DZIAŁ ADMINISTRACYJNY:
opracowywanie i aktualizacja procedur i instrukcji oraz przedstawianie propozycji usprawnień dotyczących działalności GCS;
bieżąca weryfikacja i aktualizacja zapisów Regulaminu i Statutu oraz zapewnianie jednolitości i zgodności zapisów pozostałych dokumentów, regulujących działalność GCS z zapisami Regulaminu i Statutu;
archiwizacja dokumentów,
ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
inwentaryzacja majątku GCS;
prowadzenie spraw związanych z podatkiem od nieruchomości;
prowadzenie działań w zakresie gospodarki nieruchomościami, w tym przygotowywanie umów najmu lub dzierżawy;
prowadzenie spraw związanych z reklamacjami dotyczącymi niewłaściwej realizacji umów cywilnoprawnych, dotyczących funkcjonowania całej jednostki, przy współpracy z innymi działami;
prowadzenie ewidencji umów cywilnoprawnych wraz z monitorowaniem terminu ich zakończenia;
prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem - zgłaszanie szkód i prowadzenie postępowań odszkodowawczych;
prowadzenie rejestru dokumentacji pokontrolnej oraz koordynacja obsługi kontroli zewnętrznych;
prowadzenie spraw związanych z dostępem do informacji publicznej;
udzielanie odpowiedzi na interpelacje i skargi dotyczące zasad funkcjonowania GCS;
rejestracja wewnętrznych aktów prawnych i ewidencja uchwał Rady Miasta Gdyni oraz zarządzeń Prezydenta Miasta Gdyni oraz współpraca z właściwą komórką Urzędu Miasta Gdyni w tym zakresie;
prowadzenie działań związanych z kontrolą zarządczą, w tym organizowanie cyklicznych spotkań zespołu tematycznego i opracowywanie sprawozdań z działalności zespołu, opracowywanie oświadczeń o stanie kontroli zarządczej za dany rok, przygotowywanie i aktualizacja procedur zarządzania ryzykiem;
działania związane z windykacją należności, w tym przygotowywanie wezwań do zapłaty, monitorowanie spraw toczących się w sądzie oraz przygotowywanie i składanie pozwów o zapłatę,
działania związane z kontaktami i współpracą GCS z organami wymiaru sprawiedliwości (w tym sądami powszechnymi i administracyjnymi) w zakresie spraw prowadzonych przez te organa, w tym związanych z działalnością oraz imprezami i wydarzeniami organizowanymi przez GCS lub odbywającymi się na zarządzanych przez niego obiektach,
opracowywanie i redagowanie informacji na stronie BIP w zakresie zadań działu,
weryfikacja formalno-merytoryczna wniosków o przyznanie pomocy de minimis.
 
DZIAŁ SPORTU:
przygotowywanie rocznego harmonogramu imprez sportowych i rekreacyjnych GCS;
organizacja i współorganizacja imprez sportowych i rekreacyjnych GCS;
organizacja rozgrywek sportu szkolnego;
organizacja i współorganizacja wydarzeń promujących kulturę fizyczną;
współpraca z klubami sportowymi, stowarzyszeniami i innymi podmiotami w zakresie organizacji i współorganizacji imprez sportowych i rekreacyjnych;
współpraca z komórkami Urzędu Miasta Gdyni i innymi jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasta Gdyni w zakresie organizacji i współorganizacji imprez sportowych i rekreacyjnych;
pozyskiwanie partnerów wspierających rzeczowo lub finansowo imprezy sportowe
i rekreacyjne GCS;
współpraca z mediami w zakresie promocji imprez sportowych i rekreacyjnych organizowanych i współorganizowanych przez GCS.
 
DZIAŁ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH I INWESTYCJI:
 
 Zespół ds. Zamówień Publicznych:
przygotowywanie planu zamówień publicznych do i powyżej 30.000 Euro w zakresie planowanych dostaw i usług oraz robót budowlanych oraz kontrola wykonywania rocznego planu zamówień publicznych;
przygotowywanie i przeprowadzanie procedur zamówień publicznych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz zgodnie z wewnętrznymi regulacjami prawnymi, w tym m.in. opracowywanie dokumentacji w sprawach o udzielenie zamówienia publicznego, współtworzenie umów przy udziale pracowników merytorycznych, protokołów, tworzenie, przesyłanie i zamieszczanie wymaganych prawem ogłoszeń i zawiadomień, prowadzenie korespondencji;
 udział w pracach komisji przetargowych;
 prowadzenie rejestru zamówień publicznych i ewidencji wydatków do 30.000 Euro i powyżej 30.000 Euro;
sprawdzanie i opiniowanie wniosków/umów o dokonanie zakupów/zleceń w zakresie zgodności z ustawą prawo zamówień publicznych,
dekretowanie faktur VAT, rachunków zgodnie z planem zamówień publicznych;
sprawdzanie faktur VAT, rachunków pod względem zgodności z zawartymi umowami w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz pozostałymi umowami tworzonymi przez dział;
współpraca z Radami Dzielnic w  realizacji zadań z zakresu kultury fizycznej.
 
Zespół ds. Inwestycji:
przygotowywanie planu remontów, rozbudowy obiektów budowlanych oraz planu budowy nowych obiektów budowlanych;
przygotowywanie procesu realizacji remontów rozbudowy istniejących obiektów GCS oraz procesu inwestycyjnego budowy nowych obiektów GCS oraz obiektów w dzielnicach Miasta;
zlecanie i sprawdzanie dokumentacji projektowej na roboty budowlane;
dokonywanie zgłoszeń i uzyskiwanie decyzji administracyjnych związanych z robotami budowlanymi GCS;
prowadzenie procesu budowlanego nad powierzonymi remontami, rozbudowami  i budowami zgodnie z prawem budowlanym i przepisami wykonawczymi do ustawy;
prowadzenie nadzoru nad uczestnikami procesu budowlanego tj. m.in. projektantami, inspektorami;
sprawdzanie stanu technicznego obiektów budowlanych GCS, w tym prowadzenie ksiąg obiektów budowlanych GCS zgodnie z prawem budowlanym oraz dokonywanie
i zlecanie wymaganych prawem budowlanym przeglądów obiektów budowlanych;
pozyskiwanie zewnętrznych środków krajowych na realizację zadań w zakresie robót budowlanych w tym przygotowywanie i realizacja wniosków o dofinansowanie;
sprawozdawczość.
 
DZIAŁ INFORMATYKI:
administrowanie infrastrukturą informatyczną jednostki;
bieżące zarządzanie środowiskiem sprzętowym i aplikacyjnym serwerów centralnych oraz urządzeń sieciowych w jednostce;
administrowanie wykorzystywanymi w GCS systemami,
konserwacja i dbałość o poprawność działania urządzeń informatycznych wykorzystywanych przez pracowników jednostki;
rozbudowa i rozwój środowiska informatycznego GCS;
zapewnianie bezpieczeństwa i kontrola pracy sieci komputerowej oraz poszczególnych stanowisk komputerowych dla zabezpieczenia użytkowników przed utratą danych
i awariami, uszkodzeniami sprzętu oraz zabezpieczanie przed dostępem osób nieuprawnionych;
prowadzenie ewidencji systemów i programów użytkowych oraz licencji;
wdrażanie nowych rozwiązań zarówno sprzętowych jak i programowych;
pomoc i szkolenie użytkowników w zakresie obsługi systemów i programów komputerowych oraz sprzętu komputerowego;
utrzymywanie kontaktu z kontrahentami zewnętrznymi w zakresie realizacji zadań związanych z utrzymaniem i rozbudową sieci informatycznej;
administrowanie bezpieczeństwem informacji w GCS, w szczególności wykonywanie obowiązków wynikających z polityki bezpieczeństwa informacji i instrukcji zarządzania systemem informatycznym;
weryfikacja przestrzegania zasad bezpieczeństwa informacji chronionych, przetwarzanych w systemie informatycznym jednostki;
weryfikacja przestrzegania przez pracowników zasad ochrony danych osobowych przetwarzanych w jednostce;
prowadzenie rejestru zbiorów danych osobowych, nadawanie uprawnień do przetwarzania danych i rejestracja zbiorów danych w GIODO;
monitorowanie zmian w przepisach prawnych oraz zaleceń i interpretacji GIODO w zakresie danych osobowych i wprowadzanie ich w jednostce;
opracowywanie projektów modyfikacji stosownych dokumentów dotyczących ochrony danych osobowych w GCS.
 
INFORMACJA TURYSTYCZNA:
administrowanie punktami informacji turystycznej w Gdyni (Miejska Informacja Turystyczna, Bałtycki Punkt Informacji Turystycznej, Lotne Miejskie Punkty Informacji Turystycznej, stoiska informacji turystycznej podczas imprez i wydarzeń);
promocja miasta i jej oferty oraz tworzenie dobrego wizerunku Gdyni;
udzielanie kompleksowej informacji turystycznej wszystkim zainteresowanym osobom
w języku polskim i obcym;
porada i pomoc w sytuacjach nietypowych (np. kradzież, zgubienie dokumentów itp.);
administrowanie wybranymi stronami internetowymi, m.in. www.gdyniaturystyczna.pl, www.pomorskie.travel, www.gdynia.pl (tj. gromadzenie, aktualizacja, przetwarzanie
i publikowanie danych);
inwentaryzacja obiektów i urządzeń turystycznych i paraturystycznych na terenie Gdyni;
tworzenie i aktualizacja komputerowej bazy danych o mieście w zakresie turystyki;
gromadzenie danych na temat ruchu turystycznego;
organizacja i współorganizacja przedsięwzięć w celu promowania Gdyni, m.in. udział
w imprezach miejskich, targach turystycznych, kontakty z mediami;
organizacja wystaw, spotkań, prelekcji dla mieszkańców miasta i turystów;
organizacja zajęć edukacyjnych dla dzieci i młodzieży;
realizacja staży i praktyk zawodowych szkolnych oraz studenckich;
współpraca z branżą turystyczną, organizacjami turystycznymi, samorządem lokalnym i innymi podmiotami;
organizacja i udział w szkoleniach oraz spotkaniach branżowych;
członkostwo i udział w pracach organizacji lub komisji turystycznych;
sprzedaż usług i towarów.
 
DZIAŁ PROMOCJI:
koordynacja i realizacja działań promocyjnych GCS;
współpraca z mediami w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych GCS;
współpraca z klubami sportowymi, stowarzyszeniami i innymi podmiotami w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych GCS;
współpraca z komórkami Urzędu Miasta Gdyni i innymi jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasta Gdyni w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych GCS;
koordynacja działań związanych z opracowaniem, zamawianiem i dystrybucją  materiałów informacyjnych i promocyjnych GCS;
koordynacja i realizacja działań związanych z opracowaniem, wdrożeniem
i przestrzeganiem systemu identyfikacji wizualnej;
realizacja działań związanych z prowadzeniem strony internetowej:
www.gdyniasport.pl;
opracowywanie i redagowanie informacji na stronie BIP;
organizacja imprez GCS przy współpracy z Działem Sportu;
wykonywanie projektów graficznych materiałów informacyjnych i promocyjnych;
współpraca z gdyńskimi klubami sportowymi pod względem wspólnych działań promocyjnych miasta w zakresie sportu;
współorganizowanie z podmiotami zewnętrznymi imprez sportowo-rekreacyjnych;
organizacja i współorganizacja imprez GCS;
koordynacja i realizacja działań związanych z przyznawaniem środków finansowych w ramach promocji miasta;
koordynacja działań związanych z realizacją przez GCS projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych.
 
STADION MIEJSKI - DZIAŁ TECHNICZNY:
administrowanie obiektem GCS:
   prace porządkowe i pielęgnacyjne,
nadzór nad właściwym i zgodnym z przeznaczeniem wykorzystaniem obiektu,
koordynacja zajęć i treningów grup korzystających z obiektu,
przygotowywanie boiska do rozgrywek sportowych,
organizacja lub współpraca przy organizacji zleconych imprez zewnętrznych,
dokonywanie niezbędnych i obowiązkowych przeglądów budynków zaplecza socjalnego i sportowego,
 wykonywanie bieżących remontów, konserwacji oraz utrzymywanie porządku na terenie obiektu w ramach posiadanych środków i materiałów;
bieżące sporządzanie grafików wykorzystania obiektu sportowego;
administrowanie sprzętem sportowym oraz technicznym przypisanym do obiektu GCS.
kompletowanie i przechowywanie dokumentacji technicznej urządzeń i instalacji
z branży elektrycznej, mechanicznej i teletechnicznej;
prowadzenie dokumentacji remontów, konserwacji i przeglądów technicznych urządzeń i instalacji z branży elektrycznej, mechanicznej i teletechnicznej;
planowanie serwisów i konserwacji, opiniowanie oraz nadzór firm zewnętrznych wykonujących prace serwisowo-konserwacyjne z branży elektrycznej, mechanicznej
i teletechnicznej na obiektach GCS;
nadzór nad utrzymaniem sprawności technicznej urządzeń i instalacji elektrycznej na obiektach GCS, w tym m.in. dokonywanie oględzin, planowanie prac i remontów, wspieranie kierowników i kierowników-gospodarzy obiektów w zakresie prawidłowej i bezpiecznej obsługi oraz rozwiązywania problemów podczas bieżącej obsługi;
nadzór nad utrzymaniem sprawności technicznej urządzeń i instalacji wentylacji, klimatyzacji na obiektach GCS, w tym m.in. dokonywanie oględzin, planowanie prac
i remontów, wspieranie kierowników i kierowników-gospodarzy obiektów w zakresie prawidłowej i bezpiecznej obsługi oraz rozwiązywania problemów podczas bieżącej obsługi;
nadzór nad utrzymaniem sprawności technicznej urządzeń i instalacji monitoringu na obiektach GCS, w tym m.in. dokonywanie oględzin, planowanie prac i remontów, wspieranie kierowników i kierowników-gospodarzy obiektów w zakresie prawidłowej i bezpiecznej obsługi, archiwizacji materiałów oraz rozwiązywania problemów podczas bieżącej obsługi;
nadzór nad utrzymaniem sprawności technicznej urządzeń i instalacji nagłośnienia na obiektach GCS, w tym m.in. dokonywanie oględzin, planowanie prac i remontów, wspieranie kierowników i kierowników-gospodarzy obiektów w zakresie prawidłowej
i bezpiecznej obsługi oraz rozwiązywania problemów podczas bieżącej obsługi;
wsparcie merytoryczne przy przygotowywaniu dokumentacji przetargowej dotyczącej spraw technicznych związanych z obiektami GCS;
dbanie o sprzęt, i urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania prac serwisowych
i naprawczych;
planowanie zakupów eksploatacyjnych oraz sprzętu specjalistycznego;
dokonywanie okresowych analiz sposobu eksploatacji i wykorzystania urządzeń energetycznych i technicznych, sieci energetycznej, sprzętu techniczno-gospodarczego, budynków i budowli, inspirowanie procesów mających na celu usprawnianie eksploatacji i wykorzystywania tych urządzeń;
dokonywanie okresowych analiz i oceny zużycia mediów, w celu redukcji kosztów stałych i prowadzania polityki ekologicznej.
 
NARODOWY STADION RUGBY:
administrowanie obiektem GCS:
prace porządkowe i pielęgnacyjne,
nadzór nad właściwym i zgodnym z przeznaczeniem wykorzystaniem obiektu,
koordynacja zajęć i treningów grup korzystających z obiektu,
przygotowywanie boiska do rozgrywek sportowych,
organizacja lub współpraca przy organizacji zleconych imprez zewnętrznych,
dokonywanie niezbędnych i obowiązkowych przeglądów budynków zaplecza socjalnego i sportowego,
 wykonywanie bieżących remontów, konserwacji oraz utrzymywanie porządku na terenie obiektu w ramach posiadanych środków i materiałów;
bieżące sporządzanie grafików wykorzystania obiektu sportowego;
administrowanie sprzętem sportowym oraz technicznym przypisanym do obiektu GCS.
 
OBIEKTY OLIMPIJSKA:
administrowanie obiektami GCS:
   prace porządkowe i pielęgnacyjne,
   nadzór nad właściwym i zgodnym z przeznaczeniem wykorzystaniem obiektów,
   koordynacja zajęć i treningów grup korzystających z obiektów,
   przygotowywanie hal i boiska piłkarskiego do rozgrywek sportowych,
   organizacja lub współpraca przy organizacji zleconych imprez zewnętrznych,
   dokonywanie niezbędnych i obowiązkowych przeglądów budynków zaplecza socjalnego i  sportowego,
   wykonywanie bieżących remontów, konserwacji oraz utrzymywanie porządku na terenie obiektów w ramach posiadanych środków i materiałów;
bieżące sporządzanie grafików wykorzystania obiektów sportowych;
administrowanie sprzętem sportowym oraz technicznym przypisanym do obiektu GCS;
współpraca z Sądem Rejonowym oraz kontrola osób skierowanych przez sąd do prac społecznych na obiektach GCS.
 
 
OBIEKTY ZEWNĘTRZNE KONSERWATORZY:
utrzymanie obiektów zewnętrznych i wewnętrznych GCS w prawidłowym stanie technicznym;
b) dbanie o sprzęt, urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania niezbędnych prac konserwacyjnych i naprawczych;
c)  planowanie i wykonywanie bieżących remontów i napraw realizowanych na obiektach GCS;
d) konserwacja boisk GCS;
e) zapewnienie prawidłowego poziomu zabezpieczenia GCS w materiały napraw
i eksploatacji;
f)   niezwłoczne usuwanie awarii występujących na obiektach GCS.
 
OBIEKTY NADMORSKIE:
sprzedaż usług portowych w basenie jachtowym „Marina Gdynia”;
dbałość o powierzoną infrastrukturę basenu jachtowego oraz plaż gdyńskich;
organizacja pracy służb bosmańskich;
organizacja i prowadzenie kąpielisk morskich w okresie sezonu letniego;
utrzymanie czystości plaż Gminy Gdynia;
przestrzeganie przepisów i norm ustalonych odrębnymi aktami prawnymi dla tego rodzaju działalności;
prowadzenie procedury wydzierżawiania gruntu pod działalność handlową i rekreacyjną na gruntach znajdujących się w zarządzie GCS (Marina Gdynia, plaże gdyńskie);
dokonywanie niezbędnych i obowiązkowych przeglądów administrowanych w ramach DON obiektów,
wykonywanie bieżących remontów, konserwacji oraz utrzymywanie porządku na terenie obiektów w ramach posiadanych środków i materiałów;
nadzór nad wykonywaniem umów dotyczących zespołu obiektów nadmorskich.
 
OŚRODEK HIPOTERAPII:
prowadzenie działalności na rzecz osób niepełnosprawnych poprzez prowadzenie zajęć rehabilitacyjnych i rekreacyjnych, w tym prowadzenie zajęć hipoterapii;
utrzymanie i opieka inwentarza żywego – koni, stanowiących własność Gminy Miasta Gdyni;
dokonywanie niezbędnych i obowiązkowych przeglądów administrowanych w ramach OH obiektów,
wykonywanie bieżących remontów, konserwacji oraz utrzymywanie porządku na terenie obiektów w ramach posiadanych środków i materiałów;
prowadzenie procedury wynajmu i wydzierżawiania części stajni i hali pod działalność związaną z jeździectwem.
 
GDYNIA ARENA
administrowanie obiektem GCS:
  prace porządkowe i pielęgnacyjne,
   nadzór nad właściwym i zgodnym z przeznaczeniem wykorzystaniem obiektu oraz przy realizowaniu rozbudowy oraz modernizacji obiektu,
   koordynacja organizowanych imprez rekreacyjnych, sportowych, widowiskowych, także o charakterze masowym oraz zajęć i treningów grup korzystających z obiektu,
   przygotowywanie obiektu do planowanych imprez i rozgrywek sportowych,
   organizacja lub współpraca przy organizacji zleconych imprez zewnętrznych,
   dokonywanie niezbędnych i obowiązkowych przeglądów budynku oraz zaplecza socjalnego i  sportowego,
   wykonywanie bieżących remontów, konserwacji oraz utrzymywanie porządku na terenie GCS w ramach posiadanych środków i materiałów;
bieżące sporządzanie grafików wykorzystania obiektów sportowych;
 administrowanie sprzętem sportowym oraz technicznym przypisanym do obiektu GCS.
 
 
ZESPÓŁ WSPÓŁPRACY Z KLUBAMI:
przygotowywanie rocznych harmonogramów otwartych konkursów ofert na wspieranie/powierzanie zadań publicznych zlecanych organizacjom pozarządowym, w tym klubom sportowym, uczniowskim klubom sportowym, stowarzyszeniom i innym podmiotom prowadzącym działalność pożytku publicznego;
przygotowanie i przeprowadzenie procedur związanych z udzielaniem przez gminę Miasta Gdyni dotacji na zadania wykonywane przez w/w organizacje w trybie konkursowym i pozakonkursowym;
sprawdzanie i opiniowanie pod względem formalnym wniosków/ofert podmiotów ubiegających się o dotacje na zadania publiczne w zakresie, w szczególności upowszechniania kultury fizycznej i inne na podstawie obowiązujących przepisów;
udział w pracach Komisji Oceniających oferty na wspieranie/powierzanie zadań publicznych;
opracowywanie, redagowanie oraz publikowanie wymaganych prawem ogłoszeń i zawiadomień w zakresie zadań zespołu;
sporządzanie projektów umów na wspieranie/powierzanie zadań publicznych zlecanych do wykonania organizacjom pozarządowym;
nadzór i kontrola realizacji zadań publicznych wspieranych/powierzanych organizacjom pozarządowym;
sprawdzanie pod względem merytorycznym i finansowym sprawozdań z wykonania zadań publicznych objętych dofinansowaniem;
wykonywanie czynności formalnych i przygotowanie projektów rozstrzygnięć merytorycznych dotyczących spraw administracyjnych, wydawania zaświadczeń oraz rozpatrywania skarg i wniosków z zakresu rejestracji klubów sportowych oraz uczniowskich klubów sportowych i innych stowarzyszeń i ich związków mających siedzibę w Gminie Miasta Gdyni zgodnie z przepisami ustawy prawo o sporcie oraz prawo o stowarzyszeniach, w szczególności w zakresie rejestracji w ewidencji, zmian danych w ewidencji, nadzoru nad klubami oraz obsługa czynności organu nadzoru nad klubami podlegającym rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym;
współpraca z komórkami Urzędu Miasta Gdyni, jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasta Gdyni oraz innymi podmiotami zewnętrznymi w zakresie zadań zespołu;
sporządzanie sprawozdań merytorycznych i finansowych z zadań zespołu na potrzeby GCS, Urzędu Miasta Gdyni, GUS i innych instytucji do tego uprawnionych.
wsparcie przy przygotowywaniu projektów dokumentów dotyczących rozstrzygnięć Prezydenta Miasta Gdyni w zakresie przyznawania stypendiów sportowych i nagród
 
SEKRETARIAT:
przyjmowanie i udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych  działów/zespołów lub stanowisk;
obsługa połączeń telefonicznych;
opracowywanie projektów pism na polecenie Dyrektora i Zastępców Dyrektora;
przyjmowanie, rejestracja i rozdział korespondencji oraz przesyłek zgodnie z instrukcją kancelaryjną;
przyjmowanie i rejestrowanie ofert  złożonych w trybie ustawy prawo zamówień publicznych zgodnie z instrukcją kancelaryjną;
sporządzanie pism zgodnie z zaleceniami przełożonych oraz ich kopiowanie;
prowadzenie kalendarza spotkań Dyrektora i Zastępców Dyrektora oraz organizacja i przygotowywanie spotkań;
pośredniczenie w kontaktach instytucji zewnętrznych z działami  i zespołami GCS;
weryfikacja faktur związanych z prowadzeniem sekretariatu.
 
 
RADCA PRAWNY:
obsługa prawna jednostki w tym:
sporządzanie opinii prawnych oraz udzielanie pomocy prawnej dotyczącej stosowania przepisów prawa w obszarze działania jednostki;
opiniowanie pod względem zgodności z prawem umów, pism oraz projektów dokumentów statutowych i organizacyjnych związanych z funkcjonowaniem jednostki;
dokonywanie wykładni prawa dla potrzeb jednostki;
reprezentowanie jednostki przed sądami oraz innymi organami publicznymi w sprawach związanych z działalnością jednostki
sporządzenie wytycznych dotyczących zawierania umów cywilnoprawnych i ich udostępnianie;
wykonywanie innych czynności wynikających z ustawy o radcach prawnych.
 
 
SAMODZIELNE STANOWISKO ds. BHP:
przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń,
sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy, stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,,
udział w ocenie założeń i dokumentacji dotyczących modernizacji zakładu pracy oraz w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przebudowywanych obiektów budowlanych albo ich części, w których przewiduje się pomieszczenia pracy, urządzeń produkcyjnych oraz innych urządzeń mających wpływ na warunki pracy i bezpieczeństwo pracowników,
przedstawianie pracodawcy wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy,
udział w opracowywaniu zakładowych układów zbiorowych pracy, wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w ustalaniu zadań osób kierujących pracownikami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na poszczególnych stanowiskach pracy,
udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola realizacji tych wniosków,
prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy,
doradztwo w zakresie organizacji i metod pracy na stanowiskach pracy, na których występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe, oraz doboru najwłaściwszych środków ochrony zbiorowej i indywidualnej,
współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi lub osobami, w szczególności w zakresie organizowania i zapewnienia odpowiedniego poziomu szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapewnienia właściwej adaptacji zawodowej nowo zatrudnionych pracowników,
współpraca w zakresie profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników,
współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy oraz z zakładowymi organizacjami związkowymi m.in. przy: podejmowaniu przez nie działań mających na celu przestrzeganie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, w trybie i w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach.
 
21. SAMODZIELNE STANOWISKO MENEDŻER DS. EVENTÓW:
pozyskiwanie potencjalnych klientów - organizatorów koncertów, imprez kulturalnych, sportowych, wydarzeń o charakterze biznesowym i innych oraz udział w negocjowaniu warunków kontraktów;
analiza rynku aktualnych trendów dotyczących eventów;
budowanie i utrzymywanie dobrych relacji z klientami;
udział w opracowywaniu i wdrażaniu strategii marketingowej obiektów GCS;
udział w przygotowaniu oferty promocyjnej obiektów GCS;
wsparcie działań marketingowych GCS;
współpraca przy kreowaniu dobrego wizerunku obiektów GCS, w tym jednolitego
i spójnego brandingu;
udział w przygotowaniu kalendarza imprez dla obiektów GCS;
koordynacja organizacji i promocji imprez odbywających się na obiektach GCS;
udział w targach branżowych i eventowych;
kreowanie koncepcji eventów organizowanych na obiektach GCS;
współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasta Gdyni;
ścisła współpraca z innymi działami GCS.
 
22. SAMODZIELNE STANOWISKO DS. ŻEGLARSTWA:
współpraca z podmiotami zewnętrznymi przy organizacji wydarzeń żeglarskich, targów
i regat, w tym imprez o ogólnokrajowej randze mistrzostw Polski czy międzynarodowej randze mistrzostw Europy i Świata oraz pozyskiwanie nowych potencjalnych klientów
w zakresie imprez o charakterze żeglarskim i morskim;
organizacja lub współorganizacja imprez morskich i żeglarskich, w tym wydarzeń tj. zlotów żaglowców i corocznych obchodów Święta Morza i Marynarki Wojennej;
opracowywanie programów promocyjnych i organizowanie aktywnych działań wśród dzieci i młodzieży na rzecz propagowania żeglarstwa i sportów wodnych;
kreowanie koncepcji wydarzeń żeglarskich i morskich organizowanych
i współorganizowanych przez GCS;
udział w tragach branżowych i eventowych;
współpraca w przygotowywaniu kalendarza imprez w zakresie imprez żeglarskich
i morskich;
współpraca w przygotowaniu oferty promocyjnej GCS.
 
 
 
 
      23. SAMODZIELNE STANOWISKO INSPEKTOR OCHRONY DANYCH:
 
informowanie Administratora Danych Osobowych (dalej: ADO), podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO, Rozporządzenie) oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie, w tym w metodach wywiązywania się z tych obowiązków;
b) monitorowanie przestrzegania Rozporządzenia, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk Administratora Danych Osobowych lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podziału obowiązków w tym zakresie oraz zbieranie informacji w celu identyfikacji procesów przetwarzania, analiza zgodności tego przetwarzania, prowadzenie działań informacyjnych i doradczych w zakresie określonych działań ADO lub podmiotu przetwarzającego;
c) prowadzenie działań zwiększających świadomość, przeprowadzanie szkoleń personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązanych z tym audytów;
d) udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania i wspieranie ADO przy przeprowadzaniu oceny skutków dla ochrony danych;
e) współpraca z organem nadzorczym i pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami dot. wysokiego ryzyka skutków przetwarzania dla ochrony danych oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach jak również umożliwianie dostępu do dokumentów i informacji w celu realizacji zadań organu nadzorczego;
f)) odpowiadanie za kontakt z osobami, które przekazały Administratorowi swoje dane osobowe, a które są zainteresowane prawami, jakie im przysługują po wprowadzeniu RODO oraz szczegółami przetwarzania tych danych;
g) prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, rejestru incydentów naruszeń bezpieczeństwa oraz rejestru upoważnień, w oparciu o dane otrzymane od komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie danych osobowych, za pomocą dedykowanych narzędzi;
h) wypełnianie swoich zadania z należytym uwzględnieniem ryzyka związanego
z operacjami przetwarzania, mając na uwadze charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, zachowując w tajemnicy szczegóły dotyczące swoich zadań;
i) wykonywanie innych zadań powierzonych przez Administratora Danych Osobowych, zgodnie z RODO.
 
 

ROZDZIAŁ IV
Zasady podpisywania pism i dokumentów
§ 19
Do podpisu Dyrektora zastrzeżone są:
pisma, dokumenty i decyzje dotyczące działalności GCS,
protokoły kontroli przeprowadzonych w GCS przez jednostki zewnętrzne
z uwzględnieniem Głównego Księgowego,
decyzje w sprawach pracowniczych.
 
Zastępcy Dyrektora bądź inni upoważnieni pracownicy podpisują pisma i dokumenty
w zastępstwie Dyrektora w czasie jego nieobecności w pracy zgodnie z udzielonymi pełnomocnictwami i schematem organizacyjnym.
 
§ 20
Zasady obiegu dokumentów określa instrukcja obiegu pism i dokumentów wydana w trybie Zarządzenia Dyrektora.
§ 21
Dyrektor na wniosek Głównego Księgowego określa w trybie Zarządzenia instrukcję obiegu i kontroli dokumentów księgowych.
§ 22
Zmiany Regulaminu dokonywane są w trybie właściwym dla jego przyjęcia.
Rozszerzenia i zmiany zakresów czynności Dyrektora, Zastępców Dyrektora, Głównego Księgowego lub poszczególnych komórek organizacyjnych, wynikające z przepisów wydanych lub obowiązujących po dniu wejścia w życie Regulaminu oraz przeniesienia pojedynczych czynności między komórkami organizacyjnymi, nie wymagają zmian, o których mowa w ust. 1.

Rejestr zmian

Podmiot udostępniający: Urząd Miasta Gdyni
Odpowiedzialny za treść: Rafał Klajnert
Wprowadził informację: Jagna Ogonowska
Ostatnio zmodyfikował: Jagna Ogonowska
Data wytworzenia informacji: 27.08.2018
Data udostępnienia informacji: 27.08.2018
Ostatnia aktualizacja: 27.08.2018
Data aktualizacji Czynność Osoba
27.08.2018 14:31 Aktualizacja treści Jagna Ogonowska
27.08.2018 14:27 Dodanie informacji Jagna Ogonowska