Krótszy czas oczekiwania i przede wszystkim – o około 20% krótszy czas średniego połączenia, gdy mieszkaniec dzwoni do urzędu. Przeprowadzone w Urzędzie Miasta badanie wykazało, że średnio w trakcie miesiąca gdynianie dzwonią 42 tysiące razy. W najbliższych dniach miasto ogłosi przetarg na zakup nowoczesnej platformy telekomunikacyjnej VoIP. Rozwiązanie pozwoli między innymi na uruchomienie nowoczesnej infolinii miejskiej, a przyszłościowo także na inne kanały komunikacyjne – czat czy wideorozmowy dla osób z niepełnosprawnością.To duży krok naprzód w ułatwieniu kontaktu mieszkańców Gdyni z Urzędem Miasta, a także niezbędny i otwierający nowe możliwości skok technologiczny - w najbliższych dniach miasto drogą przetargu poszuka dostawcy całego systemu w postaci tzw. platformy telekomunikacyjnej VoIP i oprogramowania, które posłuży za podstawę pod nowoczesną infolinię miejską.- Przeciętnie w każdym miesiącu gdynianie dzwonią do Urzędu Miasta ponad 42 tysiące razy, a każde z połączeń trwa około 5 minut. To ponad pół miliona połączeń przychodzących w skali roku. Telefoniczny kontakt z urzędem pozwala na zaoszczędzenie czasu i szybszą pomoc w niektórych sprawach. Miasto rozwija się w szybkim tempie – maleje bezrobocie, a przybywa firm. To wszystko sprawiło, że rozwiązania technologiczne, których nie da się już rozbudować, a które sprawdzały się przez ostatnich 16 lat, przestały radzić sobie z dużym ruchem przychodzącym. Wysłużona centrala nie jest w stanie zapewnić też wsparcia dla nowoczesnych kanałów komunikacyjnych jak czat, wideorozmowy czy e-formularze. Dlatego podjęliśmy decyzję o modernizacji całego systemu i szacujemy, że czas telefonicznej obsługi mieszkańca skróci się o około 20%, z 5 do 4 minut – mówi Bartosz Bartoszewicz, wiceprezydent Gdyni ds. jakości życia. Nowoczesna centrala wspierająca VoIP, czyli „voice over internet protocol” to w dużym uproszczeniu rozwiązanie pozwalające przejść na tzw. telefonię internetową, tańszą i dającą jednocześnie dużo więcej możliwości jej wykorzystania. Dzięki temu będzie można udostępnić mieszkańcom kolejne, po telefonie, nowoczesne sposoby komunikacji, a przede wszystkim – uruchomić infolinię miejską odpowiadającą na współczesne potrzeby. Konsultanci dostępni pod jednym, wspólnym numerem będą w stanie odpowiedzieć na najczęściej zadawane przez mieszkańców pytania (np. z zakresu dowodów osobistych czy meldunku), a jeżeli nie – szybko i sprawnie przekierują połączenie do odpowiedniego urzędnika, bez samodzielnego poszukiwania przez klienta numeru telefonu. Oznacza to nie tylko krótszy czas oczekiwania, ale przede wszystkim szacunkowo aż o około 20% może skrócić się średni czas rozmowy. Obrazując na przykładzie, w skali całego miasta obie strony mogą zaoszczędzić w skali roku aż 14 miesięcy! Oszczędzą też mieszkańcy, którzy płacą za połączenia głosowe. Nowa centrala telefoniczna usprawni też system połączeń wewnątrz urzędu, chociaż najbardziej odczuwalną pozytywną zmianą wdrożenia nowego systemu będzie łatwiejszy i szybszy kontakt z magistratem dla mieszkańców. Przypomnijmy, że pod tym względem gdyński Urząd Miasta ma powody do dumy – na początku lipca kolejny raz odebrano znak jakości „Przyjazny Urząd”. Nagroda została przyznana za wysoką jakość usług świadczonych na rzecz mieszkańców, w możliwie jak najszerszym zakresie. Opublikowano: 13.08.2018 14:23 Autor: Kamil Złoch (k.zloch@gdynia.pl) Zmodyfikowano: 14.08.2018 10:06 Zmodyfikował: Kamil Złoch