Urząd na pełnych obrotach

Urząd Miasta Gdyni ma swoje skuteczne metody na działanie w czasie powszechnej izolacji spowodowanej pandemią. Choć urzędnicy pracują w innym niż zwykle trybie a budynki są zamknięte dla interesantów, nie oznacza to, że sprawy miasta i jego mieszkańców leżą odłogiem. Urzędowa praca wykonywana jest w dużej mierze zdalnie i przy użyciu nowoczesnych technologii.

Specyfika rozprzestrzeniającego się koronawirusa sprawia, że obowiązkowej kwarantannie poddani muszą być wszyscy, którzy mieli bezpośredni kontakt „twarzą w twarz” z osobą, u której stwierdzono zarażenie. W tak dużej jednostce, jaką jest Urząd Miasta, niesie to ze sobą ryzyko konieczności izolacji osób piastujących kluczowe stanowiska w mieście. Z tego powodu podjęto decyzję o możliwie jak największym ograniczeniu rotacji osób w urzędowych budynkach. Odbywa się to na kilku płaszczyznach.

- Jako Urząd bardzo szybko musieliśmy dostosować się do nowych warunków pracy. Przeszliśmy na pracę zdalną, jednak wszystkie usługi są świadczone w taki sposób, żeby nie było to ze szkodą dla mieszkańców. Ograniczyliśmy do niezbędnego minimum przyjmowanie interesantów – wszystkie sprawy można załatwić w sposób elektroniczny. Osobiście będzie można załatwić te najpilniejsze, najbardziej wrażliwe kwestie związane z odbiorem dowodu osobistego, prawa jazdy i dowodu rejestracyjnego. Osoby, które są zmuszone osobiście odebrać dokument, będą wcześniej umawiane telefonicznie – wyjaśnia Rafał Klajnert, sekretarz Urzędu Miasta Gdyni.

URZĄD ON-LINE

Główną zmianą, zauważalną także dla przysłowiowego Kowalskiego, jest zamknięcie budynków magistratu dla interesantów. Nieczynne są: Sala Obsługi Mieszkańców oraz Sala Obsługi Gdyńskiego Centrum Wspierania Przedsiębiorczości, Biuro Planowania Przestrzennego Miasta i Kancelaria. Do budynków wpuszczani są jedynie pracownicy, po okazaniu identyfikatorów. Nie oznacza to jednak, że mieszkaniec niczego w urzędzie nie załatwi. Kontakt z pracownikami możliwy jest poprzez pocztę elektroniczną i tradycyjną lub telefonicznie, a większość spraw urzędowych można prowadzić za pomocą profilu zaufanego. Lista spraw, które załatwić można on-line, znajduje się w artykule „To w Urzędzie Miasta Gdyni załatwisz online”. Od piątku, 20 marca, dla procedur, których nie sposób załatwić inaczej niż osobiście – a należą do nich odbiór dowodu osobistego, prawa jazdy czy rejestracja pojazdu – będzie dostępna możliwość wcześniejszego, telefonicznego umówienia się na wizytę w urzędzie. Odpowiednie numery telefonów można znaleźć: TUTAJ.

Dla mieszkańców w budynku Urzędu Miasta przy al. marsz. Piłsudskiego 52/54 (wejście główne) udostępniona jest tzw. "wrzutnia na dokumenty". Wszystkie wnioski, podania, pisma można za jej pomocą dostarczyć do magistratu. Dokument będzie opatrzony datą umieszczenia w skrzynce (data przyjęcia). Takie same zasady przyjmowania dokumentów obowiązują w budynku UM przy ul. 10 Lutego 24.

fot. Przemysław Kozłowski

PODZIAŁ KOLEGIUM PREZYDENTA

Kolejną ważną zmianą wprowadzoną w pracy Urzędu Miasta Gdyni jest podzielenie Kolegium Prezydenta. Kierownictwo pracuje w dwóch grupach: prezydent Wojciech Szczurek, wiceprezydenci Michał Guć i Marek Łucyk oraz sekretarz urzędu Rafał Klajnert pełnią swoje obowiązki w obu budynkach ratusza, natomiast wiceprezydenci Katarzyna Gruszecka-Spychała i Bartosz Bartoszewicz pracę wykonują zdalnie. Podział ten pozwala uniknąć sytuacji, w której hospitalizacji musiałyby zostać poddane wszystkie kluczowe osoby w mieście. To standardowe posunięcie, doskonale znane m.in. ze świata biznesu. Wykorzystując nowe technologie – jak np. możliwość organizowania wideokonferencji – Kolegium Prezydenta może bezproblemowo spotykać się w pełnym składzie i obraduje codziennie, a czasem kilkakrotnie w ciągu dnia. Członkowie Kolegium aktywnie biorą też udział w spotkaniach z innymi urzędami czy np. organizacjami przedsiębiorców.

fot. Przemysław Kozłowski

URZĘDNICY W „HOME OFFICE” I „NA MIEJSCU”

Analogiczne do Kolegium Prezydenta rozwiązania zastosowano w innych kluczowych komórkach urzędu. Do pracy zdalnej została oddelegowana możliwie jak największa liczba pracowników. W ostatnich dniach średnio 42% wszystkich osób zatrudnionych w Urzędzie Miasta Gdyni wykonywało swoje obowiązki z domu. Wspierały ich w tym urzędowe laptopy czy telefony komórkowe, których zabranie do „domowych biur” zostało umożliwione na czas reorganizacji pracy.

Pracujących w budynkach obowiązują dodatkowe przepisy związane z higieną: każdy wchodzący do Urzędu ma dezynfekowane dłonie, pracownikom zaleca się niedotykanie bezpośrednio elementów wspólnych takich jak klamki (w tym celu drzwi do pokoi pozostają otwarte), poręcze przy schodach, czy przyciski w windzie.

fot. Przemysław Kozłowski

WSPARCIE W DOBIE KRYZYSU

Mimo zakrojonej na tak szeroką skalę reorganizacji pracy Urząd w dalszym ciągu sprawnie funkcjonuje, wypełniając nie tylko swoje codzienne obowiązki, ale także podejmując działania powiązane z kryzysem koronawirusa. Gdynia nie jest właścicielem, ani nie zarządza żadnym szpitalem. Jednak gdy tylko pojawiło się takie zapotrzebowanie, szybko skoordynowano zbiórkę maseczek dla Szpitali Pomorskich oraz bezpłatne wsparcie psychologiczne dla pracowników medycznych. Z poziomu gdyńskiego magistratu koordynowane i wspierane są chociażby także liczne akcje społeczne niosące pomoc w walce z rozprzestrzenianiem się patogenu. Wśród nich znajdują się m.in.: inicjatywa #gastropomaga, polegająca na dostarczaniu posiłków dla lekarzy, wsparcie seniorów, akcja dowożenia zakupów osobom potrzebującym, a także zakrojona na szeroką skalę kampania informacyjna w mediach społecznościowych, zachęcająca młodych gdynian do pozostania w domach. Gdyński spot wyświetla się w popularnych platformach internetowych i dobrze dociera do młodzieży. Również z ramienia Urzędu na ulicach Gdyni pojawiły się ekrany LED, na których wyświetlane są najważniejsze informacje i zalecenia związane z epidemią koronawirusa. Miasto dostarcza też rozwiązania, które ułatwiają naukę na odległość w czasie, gdy szkoły pozostają zamknięte.