Wsparcie realizacji zadania polegającego na organizacji forum pozarządowego

Prezydent Miasta Gdyni

ogłasza otwarty konkurs ofert dla podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego na wsparcie realizacji zadania polegającego na organizacji forum pozarządowego – plenarnego spotkania organizacji pozarządowych działających na rzecz mieszkańców Gdyni.

I. Obsługa merytoryczna konkursu – przedstawiciel ogłaszającego konkurs:

Urząd Miasta Gdyni – Biuro ds. organizacji pozarządowych
ul. 3 Maja 27/31, 81-364 Gdynia, tel. 58 527 51 20, poczta elektroniczna: ngo@gdynia.pl

II. Podstawa prawna konkursu:

Konkurs prowadzony jest na podstawie art. 4 ust. 1 pkt 13 i pkt 33 oraz art. 11 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 13 oraz pozostałych przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1491, ze zm. Dz. U. 2024 poz. 1940) zwanej dalej Ustawą oraz pozostałych przepisach prawa.

III. Termin składania ofert:

1. Oferty należy składać za pośrednictwem generatora ofert na stronie internetowej www.witkac.pl w terminie do 30 lipca 2025 roku do godziny 23:59:59.

2. Po złożeniu oferty w generatorze, o którym mowa w ust. 1 należy dostarczyć do Urzędu Miasta Gdyni w terminie do 31 lipca 2025 roku do godziny 16:00 wygenerowane potwierdzenie złożenia oferty podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania oferenta oraz odpowiednią stronę złożonej w generatorze oferty, przeznaczoną na zamieszczenie podpisów osób upoważnionych do reprezentowania oferenta, zawierającą podpisy osób upoważnionych do reprezentowania oferenta.

3. W przypadku składania powyższych dokumentów za pośrednictwem operatora pocztowego decyduje moment dotarcia przesyłki do Urzędu Miasta Gdyni.

IV. Rodzaj zadania, cele zadania oraz termin i warunki jego realizacji:

W ramach konkursu planowane jest wsparcie realizacji zadania polegającego na organizacji, w sposób zapewniający realizację celu głównego oraz celów dodatkowych zadania, gdyńskiego forum pozarządowego – plenarnego spotkania organizacji pozarządowych działających na rzecz mieszkańców Gdyni.

Celem głównym zadania jest oraz budowanie platformy dialogu pomiędzy przedstawicielami władz miasta Gdyni oraz przedstawicielami III sektora, umożliwiającej zgłoszenie i wypracowanie rozwiązań lokalnych problemów oraz ewaluacji współpracy miasta z organizacjami pozarządowymi (w tym w szczególności przeprowadzenie konsultacji projektu Programu Współpracy Miasta Gdyni z organizacjami pozarządowymi na rok 2026) oraz integracja i promocja sektora obywatelskiego w Gdyni. Celami dodatkowymi zadania jest wymiana doświadczeń, sieciowanie, edukacja i podniesienie kompetencji przedstawicieli organizacji pozarządowych i urzędników realizujących zadania związane ze współpracą z organizacjami pozarządowymi (w tym warsztaty, szkolenia, prelekcje).
Oferta powinna zawierać autorską, szczegółową koncepcję organizacji Gdyńskiego Forum Pozarządowego – koncepcja powinna zawierać m.in. proponowany program forum wraz z jego rozkładem czasowym i osobowym (kadrowym). Minimalny czas trwania wydarzenia to 6 godzin.

Miejscem realizacji zadania jest miasto Gdynia, a adresatami zadania mieszkańcy Gdyni oraz przedstawiciele organizacji pozarządowych i inicjatyw obywatelskich działających na rzecz mieszkańców Gdyni.

Forum odbyć się musi w Centrum Konferencyjnym Pomorskiego Parku Naukowo Technologicznego w dniu 3 października 2025 roku – przestrzeń przeznaczona na realizację zadania zostanie udostępniona nieodpłatnie podmiotowi, którego oferta zostanie wybrana w godzinach od 8:00 do 18:00. Możliwe jest dłuższe udostępnienie przestrzeni (do godziny 20:00) – jednak w takim przypadku konieczne jest założenie przez oferta w kosztorysie zadania kosztów dodatkowej obsługi (asysty technicznej) po godzinie 18:00 (w przypadku takiej potrzeby) oraz kosztów ochrony obiektu po godzinie 19:00 (obligatoryjnie).

Oferent musi zaplanować i opisać proponowane działania promocyjne wydarzenia oraz musi zaprosić na organizowane wydarzenie przedstawicieli organizacji pozarządowych działających na rzecz mieszkańców Gdyni, w sposób zapewniający frekwencję nie mniejszą niż 150 osób.

Oferent musi zaprosić na organizowane wydarzenie przedstawicieli władz miasta, wydziałów Urzędu Miasta Gdyni oraz miejskich jednostek organizacyjnych zajmujących się współpracą z organizacjami pozarządowymi, a także członków Gdyńskiej Rady Działalności Pożytku Publicznego.

Oferta nie może zakładać przeznaczenia środków pochodzących z dotacji na:

przedsięwzięcia, które są dofinansowywane z budżetu miasta Gdyni lub jego funduszy celowych na podstawie przepisów szczególnych;
pokrycie deficytu zrealizowanych wcześniej przedsięwzięć;
budowę, zakup budynków lub lokali, zakup gruntów;
działalność gospodarczą;
zakup środków trwałych;
udzielanie pomocy finansowej osobom fizycznym;
działalność polityczną i religijną.

V. Wysokość środków publicznych przewidzianych na dofinansowanie realizacji zadania oraz zasady dokonywania przesunięć w zakresie ponoszonych wydatków:

1. Wysokość środków publicznych przewidzianych na dofinansowanie realizacji zadania objętego niniejszym konkursem wynosi 30 000 zł.

2. Bez zgody ogłaszającego konkurs dopuszcza się dokonywanie przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów, określonymi w będącej załącznikiem do umowy kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania w danym roku budżetowym, zgodnie z następującymi zasadami:

dopuszcza się przesunięcia z poszczególnych pozycji kosztów realizacji działań do poszczególnych pozycji kosztów administracyjnych, o ile przesunięcia nie spowodują zwiększenia sumy kosztów administracyjnych w danym roku budżetowym o więcej niż 5%, a suma kosztów realizacji danego działania w danym roku budżetowym nie ulegnie zmniejszeniu o więcej niż 20% i suma kosztów realizacji wszystkich działań w danym roku budżetowym nie ulegnie zmniejszeniu o więcej niż 10%;
dopuszcza się przesunięcia z poszczególnych pozycji kosztów administracyjnych do poszczególnych pozycji kosztów realizacji działań w dowolnej wysokości, o ile przesunięcia te nie spowodują zakłóceń w realizacji zadania;
dopuszcza się przesunięcia pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów realizacji danego działania w danym roku budżetowym w dowolnej wysokości, o ile nie zmieni się suma kosztów danego działania w danym roku budżetowym;
dopuszcza się przesunięcia pomiędzy poszczególnymi pozycjami z różnych działań w danym roku budżetowym, o ile suma kosztów poszczególnych działań nie zwiększy się o więcej niż 10%, ani nie zmniejszy o więcej niż 20%;
dopuszcza się przesunięcia pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów administracyjnych w danym roku budżetowym, o ile nie zmieni się ich suma.

3. W ramach przesunięć, o których mowa w ust. 2 dopuszcza się zwiększenie nie więcej niż o 5% sumy kosztów osobowych dla całego zadania w danym roku budżetowym oraz nie więcej niż 8% sumy kosztów osobowych wydatkowanych w ramach jednego działania w danym roku budżetowym lub w ramach jednej pozycji kosztów administracyjnych w danym roku budżetowym.

4. Zwiększanie kosztów realizacji poszczególnych działań, finansowane ze zwiększonego wkładu własnego oferenta jest dopuszczalne w dowolnej wysokości.

5. Przesunięcia wykraczające poza ramy określone w ust. 2 i 3 wymagają podpisania aneksu do umowy.

VI. Zasady przyznawania dotacji:

1. Merytorycznie oceniane będą wyłącznie oferty spełniające łącznie wszystkie wymogi określone w niniejszym ogłoszeniu oraz w obowiązujących przepisach prawa.

2. Oferta musi być złożona według wzoru określonego w rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018, poz. 2057). Generator ofert zapewnia właściwy wzór składanej oferty.

3. Oferta musi być złożona przez organizację pozarządową albo podmiot wymieniony w art. 3 ust. 3 ustawy. Dopuszcza się możliwość składania ofert wspólnych. Oferent może założyć realizację części działań przez podmiot niebędący stroną umowy w trybie art. 16 ust. 4 ustawy.

4. Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w sprawach majątkowych w imieniu oferenta/(ów).

5. Cele i sposoby ich realizacji określone w statucie oferenta/(ów) muszą upoważniać go do realizacji działań określonych w ogłoszeniu oraz w złożonej ofercie.

6. Nie dopuszcza się pobierania opłat od adresatów zadania publicznego.

8. Dodatkowe załączniki wymagane do oferty:

ankieta Gdyńskiego Banku o Organizacjach Pozarządowych;
fakultatywnie umowa partnerska lub oświadczenie partnera (w przypadku wskazania partnera);
fakultatywnie inne dokumenty potwierdzające fakty, zdarzenia lub czynności na które oferent powołuje się w ofercie.

9. Załączone dokumenty należy załączyć w formie elektronicznej w generatorze ofert witkac.pl

VII. Tryb i kryteria wyboru oferty oraz termin dokonania wyboru ofert:

1. Wybór oferty jest dokonywany w trybie przewidzianym dla otwartego konkursu ofert przeprowadzonego na podstawie przepisów Ustawy oraz Programu Rocznego Współpracy miasta Gdyni z organizacjami pozarządowymi.

2. Prezydent Gdyni po zasięgnięciu opinii Komisji Konkursowej, podejmie decyzję o wyborze oferenta, któremu zostanie przyznana dotacja.

3. Kryteria brane pod uwagę przy wydawaniu opinii oraz przy ocenie oferty oraz przypisane im wartości punktowe (opinia i ocena dokonywana z uwzględnieniem analizy i oceny realizacji zadań publicznych w latach poprzednich, biorąc pod uwagę rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczania otrzymanych środków):

Kryterium / Wartość punktowa

Możliwość realizacji zadania publicznego przez oferenta, w tym między innymi (25pkt):
a) znajomość specyfiki lokalnej mającej znaczenie dla realizacji zadania;
b) adekwatność metod i narzędzi rekrutacji beneficjentów zadania;
c) promocja zadania (forma i zakres) i jej adekwatność do założeń oraz planowanych adresatów;
d) spójność, realność oraz szczegółowość oferty.

Kalkulacja kosztów realizacji zadania, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania, w tym między innymi (25pkt):
a) racjonalność, realność i adekwatność przyjętych kosztów zadania oraz ich prawidłowa kwalifikacja;
b) spójność kosztów z planowanymi do realizacji działaniami oraz z planowanymi rezultatami zadania.

Wkład rzeczowy, osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i praca społeczna członków oraz planowany udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł (25pkt).

Proponowana jakość wykonania zadania i kwalifikacje osób, przy udziale których będzie realizowane zadanie, w tym między innymi (25pkt):
a) diagnoza sytuacji i potrzeb beneficjentów zadania;
b) spójność oferty z dokonaną diagnozą potrzeb beneficjentów;
c) atrakcyjność zakładanych form realizacji zadania;
d) doświadczenie osób przy udziale których będzie realizowane zadanie;
e) zakres oraz rodzaj cateringu dla uczestników wydarzenia.

4. Rozstrzygnięcie konkursu nastąpi w terminie do 14 sierpnia 2025 r.

5. O wyniku konkursu oferenci zostaną powiadomieni na piśmie.

VIII. Realizacja zadań publicznych tego samego rodzaju:

Zadanie publiczne tego samego rodzaju nie było dotychczas zlecane w formie niezależnego, otwartego konkursu ofert.

Do pobrania

1499/25/IX/A

pdf1503kb

Opublikowano: 09.07.2025 09:45
Autor: Marta Łaska Woronko (marta.laska-woronko@gdynia.pl)
Zmodyfikowano: 09.07.2025 11:24
Zmodyfikował: Małgorzata Omachel - Kwidzińska